Якщо ви щомісяця отримуєте багато замовлень на закупівлю в Ariba Network, ви перебуваєте в завидному становищі! 

Однак ви можете потурбувати роботу з виставлення рахунків за них. 

Ви відстежуєте, які замовлення на закупівлю та позиції були відвантажені у вашій системі обробки замовлень, тому ви виконуєте довгі сеанси виставлення рахунків у своїй «поворотній мережі».

Тут у вас відкрито вікно застосунку для виставлення рахунків і відкрито вікно для вашого облікового запису Ariba Network. Ви шукаєте замовлення на закупівлю у своєму застосунку для виставлення рахунків, повертаєте стілець і створюєте рахунок-фактуру PO-flip у своєму обліковому записі Ariba Network. Потім повторіть.

Є кращий спосіб!

Якщо ваш клієнт підтримує виставлення рахунків-фактур у форматі CSV, ви можете автоматично створювати рахунки-фактури у своєму застосунку для виставлення рахунків. CSV означає значення, розділені комами, що є форматом файлу, який застосунки використовують для обміну даними. 

Ваш клієнт надає шаблон рахунка-фактури у форматі CSV, який ви можете завантажити. Ви використовуєте свій застосунок для виставлення рахунків, щоб додати до нього дані рахунка-фактури, вивантажити їх у свій обліковий запис і вуаля! Ви щойно надіслали пакет рахунків-фактур.

Отже, до чого причетний?

Спочатку перевірте, чи підтримує ваш клієнт виставлення рахунків-фактур у форматі CSV:

1. Увійдіть до свого облікового запису Ariba Network за адресою https://supplier.ariba.com.
2. У правому верхньому куті застосунку натисніть свої ініціали > Налаштування, а потім виберіть «Відносини з клієнтом».
3. У таблиці «Поточні» на сторінці «Відносини з клієнтом» натисніть на ім’я клієнта.
4. Прокрутіть униз і знайдіть розділ ПОЛЯ РАХУНКА-ФАКТУРИ у форматі CSV і Шаблон рахунка-фактури у форматі CSV.

Якщо шаблон недоступний, ваш клієнт не підтримує виставлення рахунків-фактур у форматі CSV. Можливо, ви захочете зв’язатися зі своїм клієнтом, щоб запросити цю функцію.

Якщо ваш клієнт підтримує виставлення рахунків-фактур у форматі CSV, завантажте шаблон і збережіть його на своєму комп’ютері.  Ви можете надрукувати копію назв і описів полів, які відображаються в розділі ПОЛЯ РАХУНКА-ФАКТУРИ у форматі CSV, оскільки вони пояснюють дані, необхідні для кожного рахунка-фактури.

Налаштуйте свій застосунок

Використовуйте шаблон рахунка-фактури у форматі CSV як посібник для формування нових рахунків-фактур із застосунку обробки замовлень, обліку або виставлення рахунків. Цей шаблон налаштований для кожної організації-покупця; не намагайтеся використовувати його серед різних клієнтів.

Перевірте, чи дозволяє ваш застосунок експортувати дані рахунка-фактури у форматі CSV. Він повинен дати вам контроль над тим, які дані експортуються, і порядок цих даних. Більшість програм підтримують експорт даних вручну або програмно.

Якщо ваш застосунок не підтримує експорт даних CSV, вам потрібно буде змінити його. Для цього вам може знадобитися найняти консультанта. Якщо ви перейдете цим маршрутом, ви хочете надати консультанту шаблон CSV, будь-які інструкції з виставлення рахунків у форматі CSV від вашого клієнта та ідентифікатор входу до облікового запису Ariba Network вашої компанії. Консультанту потрібно буде використовувати ваш обліковий запис для тестування процесу виставлення рахунків у форматі CSV.

Вивантажити файл рахунка-фактури у форматі CSV

Після того, як ваш застосунок згенерує файл рахунка-фактури у форматі CSV, вивантажте його у свій обліковий запис Ariba Network, щоб надсилати рахунки-фактури:

1. Натисніть Документи> Створити рахунок-фактуру у форматі CSV у верхньому правому куті головної сторінки.
   
2. Виберіть ім’я клієнта, знайдіть файл і натисніть Імпортувати рахунок-фактуру у форматі CSV.

Ariba Network вивантажує файл, перевіряє його, формує рахунки-фактури та надсилає ці рахунки-фактури клієнту.

Після того, як ви вивантажите рахунки-фактури в Ariba Network, вони відображаються так, ніби ви ввели їх онлайн. Вони відображаються у папці «Відправлені > Рахунки-фактури» і мають ті самі стани, що й інші рахунки-фактури.

Практичні поради

Плануючи, як використовувати виставлення рахунків-фактур у форматі CSV, враховуйте наведені нижче найкращі практики.

• Ariba не рекомендує вручну вносити рахунки-фактури в шаблон CSV; натомість використовуйте функцію експорту у своєму застосунку або генеруйте файл програмно. Не використовуйте Excel, оскільки він видаляє нулі на початку, додає коми та може пошкодити дані вашого рахунка-фактури.
  
• Обов’язково ознайомтеся з розділом ПОЛЯ РАХУНКА-ФАКТУРИ у форматі CSV у вашому обліковому записі та будь-якими інструкціями щодо виставлення рахунків у форматі CSV, доступними для вашого клієнта. Ці інструкції є безцінними, оскільки кожна організація-покупець має свій формат виставлення рахунків у форматі CSV. Крім того, не змінюйте перші три рядки файлу рахунка-фактури у форматі CSV, оскільки вони потрібні для інтерпретації даних.
  
• Розподіліть кілька днів часу, щоб дізнатися формат рахунка-фактури у форматі CSV конкретного клієнта та налагодити свій процес. Для правильного форматування CSV-файлу знадобиться кілька спроб. Коли ви вивантажуєте файл, Ariba Network виконує базову перевірку формату. Потім виконується детальна перевірка відповідно до правил виставлення рахунків вашого клієнта. Якщо будь-який із цих кроків перевірки завершиться помилкою, то на сторінці Рахунки-фактури вашої папки «Відправлені» Ariba Network відобразить стан відправки «Помилка».
  
• Ariba Network відстежує, які рахунки-фактури було успішно вивантажено, і видає помилки, якщо ви спробуєте вивантажити їх знову. Ваш застосунок повинен внутрішньо позначати замовлення на закупівлю або позиції, за якими виставлено рахунок-фактуру, щоб він не намагався сформувати дублікати рахунків-фактур.
  
• Максимальна кількість рядків у файлі рахунка-фактури у форматі CSV становить 2999, а максимальний розмір файлу — 1 МБ.

Для отримання додаткової інформації про завантаження шаблону рахунка-фактури у форматі CSV див. «Де я можу завантажити шаблон рахунка-фактури мого клієнта у форматі CSV?».