Her ay çok sayıda Ariba Network satın alma siparişi alıyorsanız imrenilecek bir durumdasınız demektir! 

Ancak bunları faturalamak gözünüzü korkutabilir. 

Sipariş işleme sisteminizde hangi satın alma siparişlerinin ve etkinlik kalemlerinin gönderildiğini takip eder, iş akışınızda uzun faturalama işlemleri gerçekleştirirsiniz.

Faturalama uygulamanızın ve Ariba Network hesabınızın pencerelerini açık tutarsınız. Faturalama uygulamanızda bir satın alma siparişini arar ve daha sonra Ariba Network hesabınızda Satın Alma Siparişi ters faturası oluşturursunuz. Bu işlemleri sürekli tekrar edersiniz.

Bunu yapmanın daha iyi bir yolu var!

Müşteriniz CSV faturalama yöntemini destekliyorsa faturalama uygulamanızdan otomatik olarak fatura oluşturabilirsiniz. CSV, virgülle ayrılmış değerler anlamına gelir ve uygulamaların veri alışverişi için kullandığı bir dosya biçimidir. 

Müşteriniz, karşıdan yükleyebileceğiniz bir CSV fatura şablonu oluşturur. Bu şablona fatura bilgilerini eklemesi için faturalama uygulamanızı kullanırsınız, şablonu hesabınıza yüklersiniz. İşte bu kadar! Birçok fatura gönderdiniz.

Peki bu neleri kapsar?

İlk olarak müşterinizin CSV faturalama yöntemini destekleyip desteklemediğine bakın:

1. https://supplier.ariba.com adresi üzerinden Ariba Network hesabınızda oturum açın.
2. Uygulamanın sağ üst köşesinde adınızın ve soyadınızın baş harflerine ve ardından Ayarlar'a tıklayıp Müşteri İlişkileri'ni seçin.
3. Müşteri İlişkileri sayfasının Mevcut tablosunda müşteri adına tıklayın.
4. Sayfanın alt kısmına gidip CSV Fatura Alanları bölümünü ve CSV Fatura Şablonunu bulun.

Şablon yoksa müşteriniz CSV faturalama yöntemini desteklemiyordur. Bu özelliği talep etmek için müşterinizle bağlantı kurabilirsiniz.

Müşteriniz CSV faturalama yöntemini destekliyorsa şablonu karşıdan yükleyin ve bilgisayarınıza kaydedin.  CSV Fatura Alanları bölümünde görünen alan adlarının ve açıklamalarının bir kopyasını yazdırmanızda yarar olabilir. Bunlar her bir fatura için gereken verileri açıklar.

Uygulamanızı yapılandırma

Sipariş işleme, muhasebe veya faturalama uygulamanızdan yeni fatura oluşturmak için kılavuz olarak CSV Fatura şablonunu kullanın. Bu şablon her bir alıcı kuruluşa özeldir; aynı şablonu farklı müşteriler için kullanmayın.

Uygulamanızın verileri CSV biçiminde dışa aktarmanıza olanak sağlayıp sağlamadığına bakın. Uygulamanız, hangi verilerin dışa aktarıldığını ve bu verilerin sırasını denetlemenize olanak sağlamalıdır. Çoğu uygulama veri dışa aktarımını (manuel veya programlı olarak) destekler.

Uygulamanız CSV verilerini desteklemiyorsa uygulamada değişiklik yapmanız gerekir. Bunun için bir danışmanla işbirliği yapmanız gerekebilir. Bu durumda söz konusu danışmana CSV şablonunu, müşterinizin tüm CSV faturalama talimatlarını ve şirketinizin Ariba Network hesabının oturum açma kimliğini vermenizde yarar vardır. Danışmanın, CSV faturalama işlemini test etmek için hesabınızı kullanması gerekir.

CSV fatura dosyasını karşıya yükleme

Uygulamanız CSV fatura dosyasını oluşturduktan sonra, faturaları göndermek için dosyayı Ariba Network hesabınıza yükleyin:

1. Ana sayfanın sağ üst tarafında Belgeler > CSV Fatura Oluştur'a tıklayın.
   
2. Müşteri adını seçin, dosyaya gözatın ve CSV Faturayı İçe Aktar'a tıklayın.

Ariba Network dosyayı karşıya yükler, doğrular; faturaları oluşturur ve müşteriye gönderir.

Fotoğraflar Ariba Network'e yüklendikten sonra, çevrimiçi olarak girilmiş gibi görünür. Faturalar, Giden Kutusu > Faturalar'da görüntülenir ve durumları diğer faturaların durumları ile aynı olur.

En İyi Uygulamalar

CSV faturalama yöntemini nasıl kullanacağınızı planlarken öğrendiğimiz aşağıdaki en iyi uygulamaları göz önünde bulundurun.

• Ariba, faturaların CSV şablonuna manuel olarak girilmesini önermez; bunun yerine, uygulamanızdaki dışa aktarma işlevini kullanın veya dosyayı programlı bir şekilde oluşturun. Baştaki sıfırları kaldırdığı, virgül eklediği ve fatura verilerinizi bozabileceği için Excel'i kullanmayın.
  
• Hesabınızdaki CSV Fatura Alanları bölümünü ve müşterinizin tüm CSV faturalama talimatlarını okuduğunuzdan emin olun. Her alıcı kuruluşun kendi CSV faturalama biçimi olduğundan bu talimatlar çok önemlidir. Ayrıca, CSV fatura dosyasının ilk üç satırını değiştirmeyin. Bunlar verilerin yorumlanması için gereklidir.
  
• Müşterinize özel CSV fatura biçimini öğrenmek ve işleminizle ilgili hataları ayıklamak için kendinize birkaç günlük bir ısınma süresi tanıyın. CSV dosyasını doğru şekilde biçimlendirmek için birkaç deneme yapmanız gerekir. Bir dosyayı karşıya yüklediğinizde Ariba Network temel biçim doğrulama işlemi gerçekleştirir. Ardından, müşterinizin faturalama kurallarına göre ayrıntılı bir doğrulama işlemi gerçekleştirir. Bu doğrulama adımlarından herhangi biri başarısız olursa Ariba Network, çevrimiçi Giden Kutunuzun Faturalar sayfasında Yönlendirme Durumu'nu "Başarısız" olarak görüntüler.
  
• Ariba Network, başarıyla karşıya yüklenen faturaların kaydını tutar ve bunları tekrar karşıya yüklemeyi denemeniz halinde hata verir. Uygulamanız, mükerrer fatura oluşturmaya çalışmaması için, faturalanan satın alma siparişlerini veya etkinlik kalemlerini dahili olarak işaretlemelidir.
  
• CSV fatura dosyası başına azami satır sayısı 2.999 ve azami boyut 1 MB'tır.

CSV fatura şablonunu karşıdan yükleme hakkında daha fazla bilgi için bkz. "Müşterimin CSV fatura şablonunu nerede bulabilirim?".