 |  |
|
| ||||||||
ถ้าคุณได้รับคำสั่งซื้อบน Ariba Network เป็นจำนวนมากในแต่ละเดือน นั่นน่าอิจฉามาก!
อย่างไรก็ตาม งานการวางบิลตามคำสั่งซื้อเหล่านั้นอาจทำให้คุณกังวลได้
คุณต้องคอยติดตามว่าคำสั่งซื้อใดและบรรทัดไอเท็มใดที่ถูกจัดส่งแล้วบ้างในระบบดำเนินการคำสั่งซื้อของคุณ คุณจึงต้องทำเซสชันการออกใบแจ้งหนี้เป็นเวลานานบน "swivel net" ของคุณ
ซึ่งจะมีหน้าต่างเปิดขึ้นมาสำหรับแอพพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้ของคุณและสำหรับบัญชี Ariba Network ของคุณ คุณต้องดูคำสั่งซื้อในแอพพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้และใน swivel ของคุณ แล้วสร้างใบแจ้งหนี้ที่แปลงมาจากคำสั่งซื้อในบัญชี Ariba Network ของคุณ จากนั้นทำซ้ำอีกครั้ง
เรามีหนทางที่ดีกว่า!
ถ้าลูกค้าของคุณรองรับการออกใบแจ้งหนี้ CSV คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติจากแอพพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้ของคุณได้ CSV ย่อมาจาก comma-separated values ซึ่งเป็นรูปแบบไฟล์ที่แอพพลิเคชันใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูล
ลูกค้าของคุณสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ CSV พร้อมให้คุณดาวน์โหลด คุณใช้แอพพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเติมรายละเอียดใบแจ้งหนี้ จากนั้นอัพโหลดไปยังบัญชีของคุณ และนั่น! คุณเพิ่งส่งใบแจ้งหนี้ไปจำนวนหนึ่ง
ถ้าเช่นนั้นต้องทำอะไรบ้าง?
อย่างแรกให้ดูว่าลูกค้าของคุณรองรับการออกใบแจ้งหนี้ CSV หรือไม่:
ถ้าไม่มีเทมเพลต หมายความว่าลูกค้าของคุณไม่รองรับการออกใบแจ้งหนี้ CSV คุณอาจต้องติดต่อลูกค้าของคุณเพื่อร้องขอฟีเจอร์นี้
ถ้าลูกค้าของคุณรองรับการออกใบแจ้งหนี้ CSV ให้ดาวน์โหลดเทมเพลตแล้วเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจต้องพิมพ์สำเนาของชื่อฟิลด์และคำอธิบายที่แสดงอยู่ในเซกชัน ฟิลด์ใบแจ้งหนี้ CSV เนื่องจากส่วนนี้จะอธิบายเกี่ยวกับข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละชุด
กำหนดรูปแบบแอพพลิเคชันของคุณ
ใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ CSV เป็นแนวทางในการสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่จากแอพพลิเคชันการดำเนินการคำสั่งซื้อ แอพพลิเคชันการบัญชี หรือแอพพลิเคชันการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ เทมเพลตนี้ได้รับปรับแต่งสำหรับหน่วยงานจัดซื้อแต่ละหน่วย ไม่ต้องพยายามนำไปใช้กับลูกค้ารายอื่นๆ
ตรวจสอบว่าแอพพลิเคชันของคุณสามารถนำออกข้อมูลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบ CSV ได้หรือไม่ โดยจะให้คุณสามารถควบคุมได้ว่าข้อมูลใดที่จะนำออกและคำสั่งซื้อของข้อมูลนั้นๆ แอพพลิเคชันส่วนใหญ่รองรับการนำข้อมูลออก ไม่ว่าจะเป็นแบบดำเนินการด้วยตนเองหรือด้วยโปรแกรม
ถ้าแอพพลิเคชันของคุณไม่รองรับการนำออกข้อมูล CSV คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนซึ่งอาจทำให้คุณต้องจ้างที่ปรึกษา ถ้าคุณใช้วิธีนี้ คุณจะต้องมอบเทมเพลต CSV, คำแนะนำในการออกใบแจ้งหนี้ CSV จากลูกค้าของคุณ และ ID การเข้าสู่ระบบสำหรับบัญชี Ariba Network ของบริษัทของคุณให้กับที่ปรึกษา ที่ปรึกษาจะต้องใช้บัญชีของคุณเพื่อทดสอบการดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ CSV
อัพโหลดไฟล์ใบแจ้งหนี้ CSV
หลังจากแอพพลิเคชันของคุณสร้างไฟล์ใบแจ้งหนี้ CSV ให้อัพโหลดไปยังบัญชี Ariba Network ของคุณเพื่อส่งใบแจ้งหนี้:
Ariba Network จะอัพโหลดไฟล์ ตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ สร้างใบแจ้งหนี้ และส่งใบแจ้งหนี้เหล่านั้นไปยังลูกค้า
หลังจากคุณอัพโหลดใบแจ้งหนี้ไปยัง Ariba Network ใบแจ้งหนี้จะปรากฏขึ้นเหมือนคุณทำการป้อนออนไลน์ โดยจะแสดงใน กล่องเอกสารออก> ใบแจ้งหนี้ และจะมีสถานะเหมือนกับใบแจ้งหนี้อื่นๆ
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
เมื่อวางแผนวิธีการใช้การออกใบแจ้งนี้ CSV ขอแนะนำให้พิจารณาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้ที่เราเรียนรู้มา
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดาวน์โหลดเทมเพลตใบแจ้งหนี้ CSV กรุณาดูที่ "ฉันจะค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้ CSV ของลูกค้าของฉันได้จากที่ใด?"