Om du får många Ariba Network-beställningar varje månad kan du skatta dig lycklig. 

Men du kanske inte är lika glad över att behöva fakturera dem. 

Du håller koll på vilka inköpsorder och orderrader som har levererats i ditt orderhanteringssystem, så det blir långa faktureringssessioner i "växlingsläge".

Där har du fönster öppna för ditt faktureringsprogram och för ditt Ariba Network-konto. Du slår upp en inköpsorder i faktureringsprogrammet, växlar fönster och skapar en faktura från omvandlad inköpsorder i ditt Ariba Network-konto. Och så upprepar du det.

Det finns ett bättre sätt!

Om kunden tillåter CSV-fakturering kan du skapa fakturor automatiskt från ditt faktureringsprogram. CSV är en fil med kommaseparerade värden, ett filformat som applikationer använder för att utbyta data. 

Din kund ställer en CSV-fakturamall till förfogande för nedladdning. Du använder ditt faktureringsprogram för att lägga in fakturadetaljer i den, laddar upp den till ditt konto och voila! Så är du klar med en hel bunt fakturor.

Så, vad behöver du veta?

Se först efter om din kund tillåter CSV-fakturering:

1. Logga in på ditt Ariba Network-konto på https://supplier.ariba.com.
2. Klicka på dina initialer>Inställningar i det övre högra hörnet av applikationen och välj Kundrelationer.
3. Klicka på kundens namn i tabellen Aktuella på sidan Kundrelationer.
4. Rulla ner till avsnittet CSV-fakturafält och CSV-fakturamallen.

Om mallen inte är tillgänglig så innebär det att kunden inte tillåter CSV-fakturering. Du kan kontakta kunden och be dem tillåta denna funktion.

Om kunden tillåter CSV-fakturering laddar du ner mallen och sparar den på din dator.  Du kan vilja skriva ut en kopia av de fältnamn och beskrivningar som visas i avsnittet CSV-fakturafält, eftersom de förklarar vilka data som krävs för varje faktura.

Konfigurera din applikation

Använd CSV-fakturamallen som en guide för att generera nya fakturor från din applikation för orderhantering, redovisning eller fakturering. Mallen anpassas för varje inköpsorganisation, så försök inte använda samma mall för olika kunder.

Se om din applikation tillåter att du exporterar fakturadata i CSV-format. Du måste kunna ha koll på vilka data som exporteras och ordningsföljden för dessa data. De flesta applikationer medger export av data, antingen manuellt eller programmatiskt.

Om din applikation inte tillåter export av CSV-data måste du modifiera den, vilket kan innebär att du måste anlita en konsult. Om du väljer att göra detta så ge konsulten tillgång till CSV-mallen, eventuella faktureringsinstruktioner från kunden samt inloggnings-ID till företagets Ariba Network-konto. Konsulten kommer att behöva använda ditt konto för att testa CSV-faktureringsprocessen.

Ladda upp CSV-fakturafilen

När din applikation genererat en CSV-fakturafil så laddar du upp den till ditt Ariba Network-konto för att skicka fakturor:

1. Klicka på Dokument> Skapa CSV-faktura uppe till höger på startsidan.
   
2. Välj kundens namn, bläddra fram till filen och klicka på Importera CSV-faktura.

Ariba Network laddar upp filen, validerar den, genererar fakturor och skickar fakturorna till kunden.

När du laddar upp fakturor till Ariba Network visas de som om du registrerat dem online. De visas i Utkorg> Fakturor och har samma statusar som andra fakturor.

Bästa praxis

Tänk på de bästa praxis vi gått igenom när du planerar hur du ska använda CSV-fakturering.

• Ariba rekommenderar inte att du registrerar fakturor i CSV-mallen manuellt, utan att du använder exportfunktionen i din applikation eller genererar filen programmatiskt. Använd inte Excel eftersom det programmet tar bort inledande nollor, lägger till kommatecken och kan skada dina fakturadata.
  
• Se till att läsa avsnittet CSV-fakturafält i ditt konto och eventuella CSV-faktureringsinstruktioner från din kund. Dessa instruktioner är ovärderliga eftersom varje inköpsorganisation har sitt eget format för CSV-fakturering. Ändra inte de första tre raderna i CSV-fakturafilen, eftersom de behövs för att tolka data.
  
• Avsätt ett par dagar för att hinna lära dig kundens specifika CSV-fakturaformat och få koll på processen. Det kan ta ett par försök innan du får till CSV-formatet korrekt. När du läser in en fil utförAriba Network en grundläggande formatkontroll. Sedan utförs en detaljerad validering mot kundens fakturaregler. Om något av dessa valideringssteg misslyckas så visar Ariba Network Routingstatus "Misslyckades" på sidan Fakturor i din online-inkorg.
  
• Ariba Network håller koll på vilka fakturor som har laddats upp och ger ett felmeddelande om du försöker ladda upp dem igen. Din applikation måste internt markera de inköpsorder eller orderrader som har fakturerats så att det inte försöker att generera dubbla fakturor.
  
• Maximalt antal rader per CSV-fakturafil är 2999 och maximal filstorlek är 1 MB.

För mer information om nedladdning av CSV-fakturamallen, se "Var hittar jag min kunds CSV-fakturamall?".