Ako primite mnogo naloga za nabavku za Ariba Network svakog meseca, nalazite se na zavidnoj poziciji! 

Međutim, možda ćete odustati od posla fakturisanja za njih. 

Pratite koji nalozi za nabavku i pojedinačne stavke su otpremljeni u vašem sistemu obrade naloga, tako da vršite duge sesije fakturisanja na svojoj "pametnoj mreži".

Ovde imate otvoren prozor za aplikaciju fakturisanja i prozor otvoren za vaš nalog za Ariba Network. Nalazite se za nabavku u aplikaciji fakturisanja, pregledate stolicu i kreirate fakturu PO-flip na svom Ariba Network nalogu. Zatim ponovite.

Bolje je!

Ako vaš kupac podržava CSV fakturisanje, možete automatski kreirati fakture iz aplikacije fakturisanja. CSV označava vrednosti odvojene zarezom, što je format fajla koji aplikacije koriste za razmenu podataka. 

Vaš kupac čini šablon CSV fakture dostupnim za prenos sa servera. Aplikaciju fakturisanja koristite da biste mu dodali detalje fakture, preneli ih na server na svoj račun i na taj način! Upravo ste poslali više faktura.

Dakle, šta je uključeno?

Prvo pogledajte da li vaš kupac podržava CSV fakturisanje:

1. Prijavite se na svoj nalog za Ariba Network na https://supplier.ariba.com.
2. U gornjem desnom uglu aplikacije kliknite na vaše inicijale > Podešavanja i odaberite  Odnosi s kupcima.
3. U tabeli Trenutno na stranici Odnosi s kupcima kliknite na ime kupca.
4. Pomerite nadole i potražite odeljak CSV INVOICE FIELDS i CSV šablon fakture.

Ako šablon nije dostupan, vaš kupac ne podržava CSV fakturisanje. Možda ćete želeti da kontaktirate s kupcem da zahtevate ovu funkciju.

Ako vaš kupac podržava CSV fakturisanje, prenesite šablon sa servera i sačuvajte ga na svom kompjuteru.  Možda ćete želeti da odštampate kopiju naziva polja i opisa koji se pojavljuju u odeljku CSV INVOICE FIELDS jer oni objašnjavaju podatke potrebne za svaku fakturu.

Konfigurišite svoju aplikaciju

Koristite šablon CSV fakture kao vodič za generisanje novih faktura iz aplikacije obrade naloga, računovodstva ili fakturisanja. Ovaj šablon je prilagođen za svaku organizaciju nabavke; nemojte pokušavati da koristite jednu od različitih kupaca.

Proverite da li vam vaša aplikacija dozvoljava da izvezete podatke fakture u CSV formatu. Ona mora vam dati kontrolu nad izvezenim podacima i redosledom tih podataka. Većina aplikacija podržava izvoz podataka ručno ili programski.

Ako vaša aplikacija ne podržava izvoz CSV podataka, moraćete da ih izmenite, što će možda zahtevati da zaposlite konsultanta. Ako pređete ovu rutu, želite da konsultantu date CSV šablon, sva CSV uputstva za fakturisanje od vašeg kupca, kao i ID prijave za nalog vaše kompanije na mreži Ariba Network. Konsultant će morati da koristi vaš nalog za testiranje procesa CSV fakturisanja.

Prenesi CSV fajl fakture na server

Nakon što vaša aplikacija generiše fajl CSV fakture, prenesite ga na server na svoj nalog za Ariba Network za slanje faktura:

1. Kliknite na Dokumenti> Kreiraj CSV fakturu gore desno od početne stranice.
   
2. Izaberite naziv kupca, pretražite fajl i kliknite na Uvezi CSV fakturu.

Ariba Network prenosi fajl na server, validira ga, generiše fakture i šalje te fakture kupcu.

Kada prenesete fakture na server u mrežu Ariba Network, one se pojavljuju kao da ste ih uneli u mreži. Prikazuju se u sandučetu za odlaznu poštu> Fakture i imaju iste statuse kao druge fakture.

Praktični saveti

Pri planiranju upotrebe CSV fakturisanja, uzmite u obzir sledeća najbolja rešenja.

• Ariba ne preporučuje ručni unos faktura u CSV šablon; umesto toga, koristite funkciju izvoza u aplikaciji ili generišite fajl programski. Nemojte koristiti Excel jer uklanja vodeće nule, dodaje zareze i može oštetiti vaše podatke fakture.
  
• Obavezno pročitajte odeljak CSV INVOICE FIELDS na svom nalogu i sva CSV uputstva za fakturisanje koja vaš kupac ima na raspolaganju. Ova uputstva su neprocenjiva jer svaka organizacija nabavke ima sopstveni format CSV fakturisanja. Takođe nemojte menjati prva tri reda CSV fajla fakture jer je potrebno tumačiti podatke.
  
• Dodelite nekoliko dana produženja vremena da biste saznali kakav je format CSV fakture specifičan za vašeg kupca i da biste uklonili greške vašeg procesa. Potrebno je nekoliko pokušaja da se CSV fajl ispravno formatira. Kada prenesete fajl na server, Ariba Network vrši validaciju osnovnog formata. Zatim vrši detaljnu validaciju u odnosu na pravila fakturisanja vašeg kupca. Ako jedan od ovih koraka validacije ne uspe, Ariba Network prikazuje status usmeravanja "Nije uspelo" na stranici Fakture vašeg sandučeta za odlaznu poštu u mreži.
  
• Ariba Network prati koje fakture su uspešno prenete na server i izdaje greške ako pokušate da ih ponovo prenesete na server. Vaša aplikacija mora interno označiti naloge za nabavku ili pojedinačne stavke koje su fakturisane tako da ne pokušavaju da generišu dvostruke fakture.
  
• Maksimalni broj redova po fajlu CSV fakture je 2999, a maksimalna veličina fajla je 1 MB.

Za više informacija o prenosu šablona CSV fakture sa servera pogledajte „Gde mogu da prenesem CSV šablon fakture kupca sa servera?“.