Če vsak mesec prejmete veliko naročil Ariba Network, ste v zavidljivem položaju! 

Vendar pa boste morda strašili delo obračunavanja za njih. 

Spremljate, katera naročila in posamezne postavke so bile poslane v vašem sistemu za obdelavo naročil, zato na svoji "vrtljivi mreži" izvajate dolge seje fakturiranja.

Tukaj imate odprto okno za aplikacijo za fakturiranje in odprto okno za vaš račun Ariba Network. V aplikaciji za fakturiranje poiščete naročilo, vrnete stol in v računu Ariba Network ustvarite račun, ki ga zamenja naročilo. Nato ponovite.

Obstaja boljši način!

Če vaša stranka podpira CSV-fakturiranje, lahko račune ustvarite samodejno iz aplikacije za fakturiranje. CSV pomeni vrednosti, ločene z vejico, ki je oblika datoteke, ki jo aplikacije uporabljajo za izmenjavo podatkov. 

Vaša stranka da na voljo predlogo računa CSV za prenos iz strežnika. Aplikacijo za fakturiranje uporabite, da ji dodate podatke o računu, jo prenesete v svoj račun in voila! Pravkar ste poslali kup računov.

Torej, kaj je vključeno?

Najprej preverite, ali vaša stranka podpira fakturiranje CSV:

1. Prijavite se v svoj račun Ariba Network na https://supplier.ariba.com.
2. V zgornjem desnem kotu aplikacije kliknite svoje začetnice > Nastavitve in izberite  Razmerja s strankami.
3. V tabeli Trenutno na strani Razmerja s strankami kliknite ime stranke.
4. Pomaknite se navzdol in poiščite razdelek POLJA RAČUNA CSV in Predloga računa CSV.

Če predloga ni na voljo, vaša stranka ne podpira CSV-fakturiranja. Morda boste želeli stopiti v stik s stranko in zahtevati to funkcijo.

Če vaša stranka podpira CSV-fakturiranje, prenesite predlogo iz strežnika in jo shranite na svoj računalnik.  Morda boste želeli natisniti kopijo imen polj in opisov, ki se pojavijo v razdelku FIELDS RAČUNA CSV, ker pojasnjujejo podatke, potrebne za vsak račun.

Konfigurirajte svojo aplikacijo

Uporabite predlogo CSV-računa kot priročnik za generiranje novih računov iz aplikacije za obdelavo naročil, računovodstvo ali fakturiranje. Ta predloga je prilagojena za vsako nabavno organizacijo; ne poskušajte uporabiti enega med različnimi strankami.

Preverite, ali vam aplikacija omogoča izvoz podatkov računa v obliki CSV. Zagotoviti vam mora nadzor nad tem, kateri podatki se izvažajo, in vrstnim redom teh podatkov. Večina aplikacij podpira izvoz podatkov, bodisi ročno ali programsko.

Če vaša aplikacija ne podpira izvoza podatkov CSV, jih boste morali spremeniti, zaradi česar boste morda morali zaposliti svetovalca. Če greste na to pot, boste svetovalcu posredovali predlogo CSV, vsa navodila stranke za fakturiranje CSV in ID za prijavo za račun Ariba Network vašega podjetja. Svetovalec bo moral uporabiti vaš račun za preskus postopka fakturiranja CSV.

Prenos datoteke računov CSV v strežnik

Ko vaša aplikacija generira datoteko računa CSV, jo prenesite v strežnik računa Ariba Network, da pošljete račune:

1. Kliknite Dokumenti> Kreiranje CSV-računa zgoraj desno na domači strani.
   
2. Izberite ime stranke, poiščite datoteko in kliknite Uvoz CSV-računa.

Ariba Network prenese datoteko v strežnik, jo validira, generira račune in jih pošlje stranki.

Ko prenesete račune v omrežje Ariba Network, se prikažejo, kot da ste jih vnesli v spletu. Prikazani so v možnosti Poslano> Računi in imajo enake statuse kot drugi računi.

Najboljše prakse

Pri načrtovanju uporabe izdajanja računov CSV upoštevajte naslednje najboljše prakse, ki smo se jih naučili.

• Ariba ne priporoča ročnega vnašanja računov v CSV-predlogo; namesto tega uporabite funkcijo izvoza v svoji aplikaciji ali datoteko generirajte programsko. Ne uporabljajte Excela, ker odstrani vodilne ničle, doda vejice in lahko poškoduje podatke računa.
  
• Ne pozabite prebrati razdelka CSV-RAČUNOVODSKA POLJA v svojem računu in vsa navodila za fakturiranje CSV, ki jih ima stranka na voljo. Ta navodila so neprecenljiva, saj ima vsaka nabavna organizacija svojo obliko za fakturiranje CSV. Prav tako ne spreminjajte prvih treh vrstic datoteke CSV-računa, ker so potrebne za interpretacijo podatkov.
  
• Dodelite nekaj dni časa, da izveste posebno obliko računa CSV vaše stranke in da odpravite napake v vašem postopku. Potrebnih bo nekaj poskusov za pravilno oblikovanje CSV-datoteke. Ko prenesete datoteko v strežnik, Ariba Network izvede osnovno validacijo oblike. Nato izvede podrobno validacijo glede na pravila fakturiranja vaše stranke. Če kateri od teh korakov validacije ne uspe, Ariba Network prikaže Status delovnega plana "Ni uspelo" na strani Računi v vašem spletnem nabiralniku.
  
• Omrežje Ariba Network sledi, kateri računi so bili uspešno preneseni v strežnik, in izda napake, če jih poskusite znova prenesti v strežnik. Vaša aplikacija mora interno označiti naročila ali posamezne postavke, ki so bile fakturirane, da ne bo poskusila ustvariti podvojenih računov.
  
• Največje število vrstic na datoteko računa CSV je 2999, največja velikost datoteke pa je 1 MB.

Za več informacij o prenosu predloge računa CSV iz strežnika gl. "Kje lahko prenesem predlogo računa CSV stranke iz strežnika?".