Ak každý mesiac dostanete veľa objednávok v sieti Ariba Network, ste v závideniahodnej situácii! 

Mohli by ste sa však obávať práce na ich vyúčtovaní. 

Sledujete, ktoré objednávky a jednotlivé položky boli odoslané vo vašom systéme spracovania zákaziek, takže vykonávate dlhé fakturačné relácie na svojej „otočnej sieti“.

Tu máte otvorené okno pre aplikáciu fakturácie a otvorené okno pre váš účet Ariba Network. Vo svojej fakturačnej aplikácii vyhľadáte objednávku, otočíte stoličku a vytvoríte faktúru PO-flip vo svojom účte Ariba Network. Potom zopakujte.

Je tu lepší spôsob!

Ak váš zákazník podporuje fakturáciu CSV, môžete faktúry vytvárať automaticky z aplikácie na fakturáciu. CSV znamená hodnoty oddelené čiarkami, čo je formát súboru, ktorý aplikácie používajú na výmenu dát. 

Váš zákazník vám sprístupní šablónu faktúry CSV na prevzatie. Svoju fakturačnú aplikáciu používate na pridanie podrobností o faktúre, jej odovzdanie do svojho účtu a voila! Práve ste poslali veľa faktúr.

Čo sa teda týka?

Najprv zistite, či váš zákazník podporuje fakturáciu CSV:

1. Prihláste sa do svojho účtu Ariba Network na https://supplier.ariba.com.
2. V pravom hornom rohu aplikácie kliknite na svoje iniciály > Nastavenia a vyberte  Vzťahy so zákazníkmi.
3. V tabuľke Aktuálne na stránke Vzťahy so zákazníkmi kliknite na meno zákazníka.
4. Posuňte sa nadol a vyhľadajte časť CSV INVOICE FIELDS a šablónu faktúry CSV.

Ak šablóna nie je k dispozícii, váš zákazník nepodporuje fakturáciu CSV. Možno budete chcieť kontaktovať svojho zákazníka a požiadať o túto funkciu.

Ak váš zákazník podporuje fakturáciu CSV, prevezmite šablónu a uložte ju do svojho počítača.  Možno budete chcieť vytlačiť kópiu názvov polí a popisov, ktoré sa zobrazia v časti CSV INVOICE FIELDS, pretože vysvetľujú dáta požadované pre každú faktúru.

Nakonfigurujte svoju aplikáciu

Použite šablónu Faktúra CSV ako príručku pre generovanie nových faktúr z vašej aplikácie na spracovanie zákazky, účtovníctvo alebo fakturáciu. Táto šablóna je prispôsobená pre každú nákupnú organizáciu; nepokúšajte sa použiť jednu z rôznych zákazníkov.

Skontrolujte, či vám vaša aplikácia umožňuje exportovať údaje faktúr vo formáte CSV. Musí vám poskytnúť kontrolu nad tým, ktoré údaje sa exportujú, a poradie týchto údajov. Väčšina aplikácií podporuje export dát, či už manuálne alebo programovo.

Ak vaša aplikácia nepodporuje export údajov CSV, budete ich musieť upraviť, čo môže vyžadovať prijatie konzultanta. Ak prejdete touto cestou, budete chcieť poradcovi poskytnúť šablónu CSV, všetky pokyny na fakturáciu vo formáte CSV od vášho zákazníka a ID prihlásenia pre účet Ariba Network vašej spoločnosti. Konzultant bude musieť použiť váš účet na testovanie procesu fakturácie CSV.

Odovzdajte súbor faktúry vo formáte CSV

Keď vaša aplikácia vygeneruje súbor faktúry CSV, odovzdajte ho do svojho účtu Ariba Network a odošlite faktúry:

1. Kliknite na Dokumenty> Vytvoriť faktúru CSV v pravom hornom rohu domovskej stránky.
   
2. Vyberte meno zákazníka, vyhľadajte súbor a kliknite na Importovať faktúru CSV.

Ariba Network odovzdá súbor, overí ho, vygeneruje faktúry a odošle tieto faktúry zákazníkovi.

Po odovzdaní faktúr do Ariba Network sa zobrazia, ako keby ste ich zadali online. Zobrazujú sa v časti Odoslaná pošta> Faktúry a majú rovnaké statusy ako ostatné faktúry.

Najlepšie postupy

Pri plánovaní používania fakturácie CSV zvážte nasledujúce osvedčené postupy, ktoré sme sa naučili.

• Ariba neodporúča manuálne zadávať faktúry do šablóny CSV; namiesto toho použite funkciu exportu vo vašej aplikácii alebo súbor vygenerujte programovo. Nepoužívajte Excel, pretože odstraňuje počiatočné nuly, pridáva čiarky a môže poškodiť údaje faktúry.
  
• Nezabudnite si prečítať časť CSV INVOICE FIELDS vo svojom účte a všetky pokyny na fakturáciu CSV, ktoré má váš zákazník k dispozícii. Tieto pokyny sú neoceniteľné, pretože každá nákupná organizácia má svoj vlastný formát fakturácie CSV. Neupravujte ani prvé tri riadky súboru faktúry CSV, pretože sú potrebné na interpretáciu dát.
  
• Priraďte niekoľko dní času predĺženia, aby ste sa naučili formát faktúry CSV špecifický pre zákazníka a proces ladenia. Správne naformátovanie súboru CSV bude trvať niekoľko pokusov. Keď odovzdáte súbor, Ariba Network vykoná overenie základného formátu. Potom vykoná podrobné overenie podľa fakturačných pravidiel vášho zákazníka. Ak niektorý z týchto krokov overenia zlyhá, potom Ariba Network zobrazí Status smerovania „Neúspešné“ na stránke Faktúry vašej online Odoslaná pošta.
  
• Ariba Network sleduje, ktoré faktúry boli úspešne odovzdané, a ak sa ich pokúsite znovu odovzdať, zobrazí sa chyba. Vaša aplikácia musí interne označiť objednávky alebo jednotlivé položky, ktoré boli fakturované, aby sa nepokúšala generovať duplicitné faktúry.
  
• Maximálny počet riadkov na jeden súbor faktúry CSV je 2999 a maximálna veľkosť súboru je 1 MB.

Ďalšie informácie o prevzatí šablóny faktúry CSV nájdete v časti „Kde si môžem prevziať šablónu faktúry CSV svojho zákazníka?“.