Если вы ежемесячно получаете в Ariba Network много заказов на закупку, вам можно позавидовать! 

Однако работа по выставлению счетов по ним может выглядеть устрашающе. 

Вы отслеживаете, какие заказы на закупку и позиции были отгружены, в своей системе обработки заказов, поэтому сеансы выставления счетов занимают много времени.

Вот где в дело вступает приложение по выставлению счетов и ваша учетная запись Ariba Network. Вы ищете заказ на закупку в этом приложении и создаете счет-фактуру по данному заказу в своей учетной записи Ariba Network. Затем повторяете эти действия.

Но есть способ лучше!

Если ваш клиент поддерживает счета-фактуры в формате CSV, вы можете создавать их автоматически в своем приложении по выставлению счетов. CSV расшифровывается как значения, разделенные запятыми, и представляет собой формат файлов, который приложение использует для обмена данными. 

Ваш клиент делает CSV-шаблон счета-фактуры, который вы можете загрузить. С помощью приложения по выставлению счетов вы добавляете в этот шаблон нужные сведения, загружаете его в свою учетную запись и вуаля! Вы только что отправили пачку счетов-фактур.

Так что же для этого требуется?

Во-первых, проверьте, поддерживает ли ваш клиент счета-фактуры в формате CSV:

1. Войдите в свою учетную запись Ariba Network по адресу https://supplier.ariba.com.
2. В правом верхнем углу приложения щелкните свои инициалы>Настройки и выберите Отношения с клиентами.
3. В таблице Текущие на странице Отношения с клиентами щелкните имя клиента.
4. Прокрутите страницу вниз и найдите раздел ПОЛЯ СЧЕТА-ФАКТУРЫ В ФОРМАТЕ CSV и Шаблон счета-фактуры в формате CSV.

Если шаблона нет, ваш клиент не поддерживает счета-фактуры в формате CSV. Вы можете обратиться к клиенту и запросить эту возможность.

Если клиент поддерживает счета-фактуры в формате CSV, загрузите шаблон и сохраните его у себя на компьютере.  Возможно, вы захотите распечатать копию имен и описаний полей, фигурирующих в разделе ПОЛЯ СЧЕТА-ФАКТУРЫ В ФОРМАТЕ CSV, поскольку они объясняют данные, необходимые для каждого счета-фактуры.

Настройте свое приложение

Используйте шаблон счета-фактуры в формате CSV в качестве основы при создании новых счетов-фактур в своем приложении по обработке заказов, учету и выставлению счетов. Этот шаблон нужно настроить для каждой организации-покупателя; не пытайтесь использовать один шаблон для разных клиентов.

Проверьте, позволяет ли ваше приложение экспортировать данные счетов-фактур в формате CSV. Оно должно обеспечивать вам контроль над тем, какие данные экспортируются и в каком порядке. Большинство приложений поддерживает экспорт данных вручную или программно.

Если ваше приложение не поддерживает экспорт CSV-данных, вам нужно будет модифицировать его, возможно, пригласив для этого консультанта. Если вы пойдете этим путем, вам понадобится предоставить консультанту CSV-шаблон, все инструкции по выставлению счетов в формате CSV, полученные от клиента, и идентификатор для входа в учетную запись Ariba Network вашей компании. Консультант будет пользоваться вашей учетной записью для тестирования процесса выставления счетов в формате CSV.

Загрузите CSV-файл счета-фактуры

После того как в приложении будет создан CSV-файл счета-фактуры, загрузите его в свою учетную запись Ariba Network для отправки счетов-фактур:

1. Щелкните Документы > Создать счет-фактуру в формате CSV в правом верхнем углу главной страницы.
   
2. Выберите имя клиента, найдите файл и щелкните Импортировать счет-фактуру в формате CSV.

Ariba Network загрузит файл, проверит его, создаст счета-фактуры и отправит их клиенту.

После загрузки счетов-фактур в Ariba Network они выглядят так, как будто вы ввели их в режиме онлайн. Они отображаются в разделе Исходящие > Счета-фактуры и имеют те же статусы, что и другие счета-фактуры.

Рекомендации

При планировании использования счетов-фактур в формате CSV придерживайтесь следующих рекомендаций.

• Ariba не рекомендует вручную вводить счета-фактуры в CSV-шаблоне; вместо этого используйте функцию экспорта, имеющуюся в приложении, или создавайте файлы программно. Не используйте Excel, так как эта программа удаляет начальные нули, добавляет запятые и может повредить данные счета-фактуры.
  
• Обязательно прочитайте раздел ПОЛЯ СЧЕТА-ФАКТУРЫ В ФОРМАТЕ CSV в своей учетной записи и все инструкции по выставлению счетов-фактур в формате CSV, которые есть у клиента. Эти инструкции очень ценны, потому что каждая организация-покупатель использует собственное форматирование счетов-фактур CSV. Кроме того, не изменяйте первые три строки CSV-файла счета-фактуры, поскольку они нужны для интерпретации данных.
  
• Выделите несколько дней на изучение форматирования счетов-фактур CSV вашего клиента и на отладку процесса. Вам может понадобиться несколько попыток, чтобы правильно отформатировать CSV-файл. При загрузке файла Ariba Network выполняет начальную проверку формата. Затем проводится тщательная проверка на предмет соответствия правилам выставления счетов-фактур, принятым у клиента. Если любая из этих проверок завершается неудачно, Ariba Network выводит статус "Ошибка" на странице Счета-фактуры онлайновых Входящих.
  
• Ariba Network отслеживает, какие счета-фактуры были успешно загружены, и выдает ошибки при попытке загрузить их снова. Ваше приложение должно внутренне помечать отфактурированные заказы на закупку и позиции, чтобы не пытаться создавать дубликаты счетов-фактур.
  
• Максимальное число строк в CSV-файле счета-фактуры составляет 2999, а максимальный размер файла – 1 МБ.

Дополнительные сведения о загрузке шаблона счета-фактуры в формате CSV см. в разделе "Где можно найти шаблон счета-фактуры клиента в формате CSV?".