Dacă în fiecare lună primiți multe comenzi ferme de la Ariba Network, sunteți într-o poziție de invidiat! 

Însă se poate să nu vă placă efortul de a le factura. 

Păstrați evidența comenzilor ferme și a articolelor-linie expediate în sistemul dvs. de procesare a comenzilor, astfel că efectuați sesiuni de facturare lungi pe „swivel net”.

Acolo aveți intervale deschise pentru aplicația de facturare și pentru contul dvs. Ariba Network. Căutați o comandă fermă în aplicația de facturare, swivel, și creați o factură cu convertirea comenzii ferme în contul dvs. Ariba Network. Apoi repetați.

Există o soluție mai bună!

În cazul în care clientul dvs. acceptă facturarea în format CSV, puteți crea facturi automat din aplicația de facturare. CSV înseamnă valori separate prin virgulă și reprezintă un format de fișier pe care aplicațiile îl utilizează pentru schimbul de date. 

Clientul dvs. vă pune la dispoziție un model de factură în format CSV pentru a-l descărca. Utilizați aplicația dvs. de facturare pentru a-i adăuga detalii, încărcați factura în cont și gata! Tocmai ați trimis un set de facturi.

Așadar, ce presupune acest proces?

Mai întâi vedeți dacă clientul dvs. acceptă facturarea în format CSV:

1. Conectați-vă la contul dvs. Ariba Network la https://supplier.ariba.com.
2. În colțul din dreapta sus al aplicației, faceți clic pe inițialele dvs.>Setări și selectați Relații cu clienții.
3. În tabelul Curente de pe pagina Relații cu clienții, faceți clic pe numele clientului.
4. Derulați în jos și căutați secțiunea CÂMPURI DE FACTURĂ CSV și Model de factură CSV.

Dacă șablonul nu este disponibil, clientul dvs. nu acceptă facturarea CSV. Dacă doriți, puteți contacta clientul pentru a-i solicita această caracteristică.

Dacă clientul dvs. acceptă facturarea CSV, descărcați șablonul și salvați-l pe computerul dvs.  Puteți imprima o copie a numelor de câmp și a descrierilor care apar în secțiunea CÂMPURI DE FACTURĂ CSV deoarece acestea explică datele necesare pentru fiecare factură.

Configurați aplicația dvs.

Utilizați modelul de factură CSV ca ghid pentru generarea de facturi noi din aplicația dvs. de procesare a comenzilor, contabilitate și facturare. Acest model este particularizat pentru fiecare organizație achizitoare; nu încercați să utilizați același model pentru clienți diferiți.

Verificați dacă aplicația dvs. vă permite să exportați datele facturii în formatul CSV. Trebuie să vă acorde controlul asupra datelor care sunt exportate și asupra ordinii acelor date. Majoritatea aplicațiilor acceptă exportul datelor, manual sau pe baza unui program.

Dacă aplicația dvs. nu acceptă exportul datelor CSV, va trebui să o modificați, ceea ce poate necesita angajarea unui consultant. Dacă urmați acest demers, va trebui să îi oferiți consultantului modelul CSV, instrucțiunile de facturare CSV de la clientul dvs. și un cod de conectare în contul Ariba Network al companiei dvs. Consultantul va trebui să utilizeze contul dvs. pentru a testa procesul de facturare CSV.

Încărcați fișierul facturii CSV

După ce aplicația dvs. generează fișierul facturii CSV, încărcați-l în contul dvs. Ariba Network pentru a trimite facturi:

1. Faceți clic pe Documente > Creare factură CSV din dreapta sus a paginii principale.
   
2. Alegeți numele clientului, răsfoiți fișierul și faceți clic pe Import factură CSV.

Ariba Network încarcă fișierul, îl validează, generează facturi și trimite respectivele facturi la client.

După ce încărcați facturile în Ariba Network, acestea apar ca și cum le-ați fi introdus online. Acestea sunt afișate în Mesaje ieșite > Facturi și au aceleași situații ca alte facturi.

Bune practici

Când planificați utilizarea facturării CSV, luați în considerare bunele practici învățate.

• Ariba nu recomandă introducerea manuală a facturilor în modelul CSV; în schimb, utilizați funcția de export din aplicația dvs. pentru a genera fișierul pe bază de program. Nu utilizați Excel-ul deoarece acesta elimină zerourile nesemnificative, adaugă virgule și poate corupe datele facturii dvs.
  
• Nu uitați să citiți secțiunea CÂMPURI DE FACTURĂ CSV din contul dvs. și toate instrucțiunile de facturare despre formatul CSV disponibile de la clientul dvs. Aceste instrucțiuni sunt foarte importante deoarece fiecare organizație achizitoare are propriul format de facturare CSV. De asemenea, nu modificați primele trei linii ale fișierului de factură CSV deoarece acestea sunt necesare pentru interpretarea datelor.
  
• Alocați câteva zile de testare pentru a învăța formatul de factură CSV specific clientului dvs. și pentru a rezolva problemele acestui proces. Va fi nevoie de câteva încercări pentru a formata fișierul CSV corect. Când încărcați un fișier, Ariba Network efectuează validarea formatului de bază. Apoi efectuează validarea detaliată în raport cu regulile de facturare ale clientului dvs. Dacă oricare dintre aceste etape eșuează, Ariba Network afișează Starea dirijării „Eșuată” pe pagina Facturi a Mesajelor ieșite online.
  
• Ariba Network păstrează evidența facturilor care au fost încărcate cu succes și emite erori dacă încercați să le încărcați din nou. Aplicația dvs. trebuie să marcheze intern comenzile ferme sau articolele-linie care au fost facturate pentru a nu încerca să genereze facturi duplicate.
  
• Numărul maxim de linii pe fișier de factură CSV este 2999 și mărimea maximă a fișierului este 1 MB.

Pentru mai multe informații despre descărcarea modelului de factură CSV consultați „Unde găsesc modelul de factură CSV a clientului meu?”.