Se você receber muitos pedidos de compra do Ariba Network todos os meses, estará em uma posição invejável. 

Contudo, você poderá recear o trabalho de cobrar esses pedidos. 

Você controla quais os pedidos de compra e os itens de linha entregues em seu sistema de processamento de pedidos de modo a executar sessões de faturamento longas em seu "líquido giratório".

Aí você tem janelas abertas para seu aplicativo de faturamento e sua conta do Ariba Network. Você pesquisa um pedido de compra em seu aplicativo de faturamento, gira e cria uma fatura de pedido de compra em sua conta do Ariba Network. Em seguida, repete.

Há uma forma melhor!

Se o seu cliente suportar o faturamento CSV, você pode criar faturas automaticamente a partir do seu aplicativo de faturamento. CSV significa valores separados por vírgula, um formato de arquivo que os aplicativos usam para trocar dados. 

Seu cliente disponibiliza um modelo de fatura CSV para você fazer o download. Você usa seu aplicativo de faturamento para adicionar detalhes da fatura a ele, carregá-lo em sua conta e aí está! Você acabou de enviar um grupo de faturas.

O que está então em jogo?

Veja primeiro se o seu cliente suporta o faturamento CSV:

1. Acesse sua conta do Ariba Network em https://supplier.ariba.com.
2. No canto superior direito do aplicativo, clique nas suas iniciais>Configurações e selecione Relacionamentos com clientes.
3. Na tabela Atual na página Relacionamentos com clientes, clique no nome do cliente.
4. Role para baixo e procure a seção CAMPOS DE FATURA CSV e o Modelo da fatura CSV.

Se o modelo não estiver disponível, seu cliente não suporta o faturamento CSV. Convém contatar seu cliente para solicitar esse recurso.

Se o seu cliente suportar o faturamento CSV, faça o download do modelo e salve-o no seu computador.  Convém imprimir uma cópia dos nomes de campo e descrições exibidas na seção CAMPOS DE FATURA CSV, porque eles explicam os dados obrigatórios para cada fatura.

Configure seu aplicativo

Use o modelo da fatura CSV como guia para gerar novas faturas a partir de seu aplicativo de processamento de pedidos, de contabilidade ou de faturamento. Esse modelo está personalizado para cada organização de compra, não tente usar uma em diferentes clientes.

Verifique se o seu aplicativo permite que você exporte dados da fatura no formato CSV. Ele deve permitir que você controle os dados que são exportados e a ordem desses dados. A maioria dos aplicativos suportam a exportação de dados, manualmente ou de forma programática.

Se o seu aplicativo não suportar a exportação de dados CSV, você precisa alterar o aplicativo, o que poderá exigir a contratação de um consultor. Se você seguir esse caminho, fornecerá ao consultor o modelo CSV, todas as instruções de faturamento do seu cliente e um código de acesso da conta do Ariba Network de sua empresa. O consultor precisará usar sua conta para testar o processo de faturamento CSV.

Carregue o arquivo de fatura CSV

Depois de seu aplicativo gerar o arquivo de fatura CSV, carregue-o em sua conta do Ariba Network para enviar faturas:

1. Clique em Documentos> Criar fatura CSV na parte superior direita da página inicial.
   
2. Escolha o nome do cliente, procure o arquivo e clique em Importar fatura CSV.

O Ariba Network carrega o arquivo, valida-o, gera faturas e envia essas faturas para o cliente.

Depois de você ter carregado faturas no Ariba Network, elas são exibidas como se tivessem sido inseridas on-line. Elas são exibidas em Caixa de saída > Faturas e têm o mesmo status que as outras faturas.

Práticas recomendadas

Ao planejar como usar o faturamento CSV, considere as seguintes práticas recomendadas que aprendemos.

• A Ariba não recomenda a inserção manual de faturas no modelo CSV; em vez disso, use a função de exportação em seu aplicativo ou gere o arquivo de forma programática. Não use Excel porque ele remove zeros à esquerda, adiciona vírgulas e pode corromper seus dados da fatura.
  
• Certifique-se de que lê a seção CAMPOS DE FATURA CSV em sua conta e todas as instruções de faturamento CSV disponibilizadas pelo seu cliente. Essas instruções são valiosas porque cada organização de compra tem seu próprio formato de faturamento CSV. Não altere as primeiras três linhas do arquivo de fatura CSV porque elas são necessárias para interpretar os dados.
  
• Aloque alguns dias de tempo de crescimento para conhecer o formato da fatura CSV específico de seu cliente e depurar o seu processo. Serão necessárias algumas tentativas para formatar corretamente o arquivo CSV. Quando você carrega um arquivo, o Ariba Network realiza a validação básica de formato. Em seguida, ele realiza a validação detalhada em relação às regras de faturamento de seu cliente. Se esses passos de validação falharem, o Ariba Network exibe o Status de encaminhamento "Falha" na página Faturas de sua Caixa de saída on-line.
  
• O Ariba Network controla as faturas que foram carregadas com êxito e emite erros se você tentar carregá-las novamente. Seu aplicativo deve marcar internamente os pedidos de compra ou itens de linha que foram faturados de modo que não tente gerar faturas duplicadas.
  
• O número máximo de linhas por arquivo de fatura CSV é 2999 e o tamanho máximo do arquivo é 1 MB.

Para obter maiores informações sobre o download do modelo de fatura CSV, consulte "Onde localizo o modelo de fatura CSV do meu cliente?".