Otrzymywanie każdego miesiąca wielu zamówień Ariba Network to sytuacja godna pozazdroszczenia, 

jednak praca związana z ich fakturowaniem może stanowić nie lada wyzwanie! 

Sprawdzasz, które zamówienia i pojedyncze pozycje zostały wysłane w Twoim systemie przetwarzania zamówień podczas długotrwałych sesji fakturowania.

Otwierasz okna aplikacji obsługującej fakturowanie oraz konta Ariba Network. Wyszukujesz zamówienie w aplikacji obsługującej fakturowanie, przechodzisz do konta Ariba Network i tworzysz fakturę przekształconą z zamówienia. Powtarzasz czynność.

Jest lepszy sposób.

Jeśli Twój klient obsługuje fakturowane CSV, możesz tworzyć faktury automatycznie z aplikacji obsługującej fakturowanie. CSV to skrót od comma-separated values (wartości rozdzielane przecinkiem) oznaczający format pliku używany przez aplikacje do wymiany danych. 

Twój klient tworzy szablon faktury CSV i udostępnia go do pobrania. Za pomocą aplikacji obsługującej fakturowanie uzupełniasz szczegółowe dane faktury, wysyłasz ją na swoje konto, i gotowe! Właśnie wysłałeś pakiet faktur.

Jak tego dokonać?

Najpierw sprawdź, czy Twój klient obsługuje fakturowanie CSV:

1. Zaloguj się na swoje konto Ariba Network na stronie https://supplier.ariba.com.
2. W prawym górnym rogu aplikacji kliknij swoje inicjały > Ustawienia i wybierz Relacje z klientami.
3. W tabeli Bieżące na stronie Relacje z klientami kliknij nazwę klienta.
4. Przewiń w dół i poszukaj sekcji POLA FAKTURY CSV oraz szablonu faktury CSV.

Jeśli szablon jest niedostępny, Twój klient nie obsługuje fakturowania CSV. Możesz się skontaktować z klientem i poprosić o aktywację tej funkcji.

Jeśli Twój klient obsługuje fakturowanie CSV, pobierz szablon i zapisz go na swoim komputerze.  Możesz uznać za przydatne wydrukowanie kopii nazw pól i opisów pojawiających się w sekcji POLA FAKTURY CSV, ponieważ stanowią one wyjaśnienie dla danych wymaganych dla każdej faktury.

Skonfiguruj swoją aplikację

Użyj szablonu faktury CSV jako przewodnika do generowania nowych faktur z aplikacji obsługującej przetwarzanie zamówień, rachunkowość lub fakturowanie. Ten szablon jest specyficzny dla każdej organizacji nabywcy; nie próbuj używać jednego dla różnych klientów.

Sprawdź, czy Twoja aplikacja umożliwia eksportowanie danych faktury w formacie CSV. Musi ona zapewniać kontrolę nad tym, jakie dane są eksportowane i w jakiej kolejności. Większość aplikacji obsługuje eksport danych, ręczny lub programowy.

Jeśli Twoja aplikacja nie obsługuje eksportu danych CSV, konieczne będzie zmodyfikowanie jej, co może wymagać zatrudnienia konsultanta. W takim przypadku konsultantowi będzie trzeba udostępnić szablon CSV, wszelkie instrukcje dotyczące fakturowania CSV otrzymane od klienta oraz identyfikator logowania do Twojego konta firmowego Ariba Network. Konsultant użyje Twojego konta do przetestowania procesu fakturowania CSV.

Wysyłanie pliku faktury CSV

Po wygenerowaniu przez aplikację pliku faktury CSV wyślij go do konta Ariba Network, aby wysyłać faktury:

1. Kliknij Dokumenty > Utwórz fakturę CSV w prawym górnym rogu strony głównej.
   
2. Wybierz nazwę klienta, wyszukaj plik i kliknij opcję Importuj fakturę CSV.

Ariba Network wysyła plik, sprawdza jego poprawność, generuje faktury i wysyła je do klienta.

Faktury wysłane do Ariba Network wyglądają, jakby były wprowadzone w trybie online. Są one wyświetlane w sekcji Skrzynka nadawcza > Faktury i mają takie same statusy jak inne faktury.

Najlepsze praktyki

Planując wykorzystanie fakturowania CSV, uwzględnij poniższe wypracowane przez nas najlepsze praktyki.

• Ariba nie zaleca ręcznego wprowadzania faktur do szablonu CSV. Zamiast tego należy użyć funkcji eksportu oferowanej przez aplikację lub wygenerować plik programowo. Nie należy używać programu Excel, ponieważ usuwa on zera wiodące, dodaje przecinki i może uszkodzić dane faktury.
  
• Należy się zapoznać z sekcją POLA FAKTURY CSV swojego konta i wszelkimi instrukcjami dotyczącymi fakturowania udostępnionymi przez klienta. Te instrukcje są bezcenne, ponieważ każda organizacja nabywcy ma własny format fakturowania CSV. Nie należy także modyfikować pierwszych trzech linii pliku faktury CSV, ponieważ są one niezbędne do interpretacji danych.
  
• Poświęć kilka dni na początku współpracy na zapoznanie się z formatem faktury CSV specyficznym dla klienta i debugowanie procesu. Prawidłowe sformatowanie pliku CSV wymaga podjęcia kilku prób. Po wysłaniu pliku Ariba Network wykona podstawowe sprawdzenie poprawności formatu. Następnie szczegółowo sprawdzi zgodność z regułami fakturowania Twojego klienta. Jeśli któryś z tych kroków sprawdzania poprawności zakończy się niepowodzeniem, Ariba Network wyświetli informację Status przekazywania „Błąd” na stronie Faktury skrzynki nadawczej online.
  
• Ariba Network rejestruje, które faktury zostały pomyślnie wysłane, i wyświetla błędy w przypadku próby ich ponownego wysłania. Twoja aplikacja musi wewnętrznie zaznaczyć zamówienia lub pozycje zafakturowane, aby nie podejmować prób generowania duplikatów faktur.
  
• Maksymalna liczba linii na plik faktury CSV to 2999, a maksymalny rozmiar pliku to 1 MB.

Aby uzyskać więcej informacji o pobieraniu szablonu faktury CSV, przeczytaj „Gdzie mogę znaleźć szablon faktury klienta w formacie CSV?”.