Hvis du mottar mange Ariba Network-innkjøpsordrer hver måned, stiller du sterkt! 

Du gruer deg kanskje til fakturering? 

Du holder rede på hvilke innkjøpsordrer og posisjoner som er sendt i ordrebehandlingssystemet ditt, og du gjennomfører lange faktureringsøkter på det "svingbare nettet".

Det er her du har åpne vinduer for faktureringsapplikasjonen og Ariba Network-kontoen. Du slår opp en innkjøpsordre i faktureringsapplikasjonen, flytter IO-en og oppetter en faktura konvertert fra innkjøpsordren i Ariba Network-kontoen. Dette gjentas.

Det finnes en bedre fremgangsmåte!

Hvis kunden din støtter CSV-fakturering, kan du opprette fakturaer automatisk fra fakturasystemet. CSV (Comma-Separated Values), eller kommadelte verdier, er et filformat som brukes av applikasjoner ved utveksling av data. 

Kunden gjør tilgjengelig en CSV-fakturamal du kan laste ned. Du bruker fakturasystemet til å legge til fakturadetaljer i malen, laste den opp til kontoen din, og voila! Du har nettopp sendt en bunke med fakturaer.

Så, hva involverer dette?

Først må du sjekke om kunden støtter CSV-fakturering:

1. Logg på Ariba Network-kontoen på https://supplier.ariba.com.
2. Øverst til høyre i applikasjonen klikker du på initialene dine > Innstillinger og velger Kunderelasjoner.
3. Klikk på kundenavnet i tabellen Gjeldende på siden Kunderelasjoner.
4. Bla ned og se etter delen Felt i CSV-faktura og Mal for CSV-faktura.

Hvis malen ikke er tilgjengelig, støtter ikke kunden CSV-fakturering. Du ønsker kanskje å kontakte kunden for å be om denne funksjonen.

Hvis kunden støtter CSV-fakturering, laster du ned malen og lagrer den på datamaskinen.  Du vil kanskje skrive ut en kopi av feltnavnene og beskrivelsene som vises i delen Felt i CSV-faktura, siden de beskriver hvilke data som kreves for hver faktura.

Konfigurer applikasjonen.

Bruk CSV-fakturamalen som veiledning når du skal opprette nye fakturaer fra ordrebehandlings-, regnskaps- eller faktureringsapplikasjonen. Denne malen er tilpasset for hver kjøperorgansisasjon, så ikke forsøk å bruke samme mal på ulike kunder.

Kontroller om applikasjonen tillater at du eksporterer fakturadata i CSV-format. Den må gi deg styring over hvilke data som eksporteres. og rekkefølgen på disse dataene. De fleste applikasjoner støtter eksport av data, enten manuelt eller programmatisk.

Hvis applikasjonen din ikke støtter eksport av CSV-data, må du endre den. Det er mulig at du må leie inn en konsulent for å gjøre dette. Hvis du velger denne metoden, må du gi konsulenten CSV-malen, eventuelle CSV-faktureringsinstruksjoner fra kunden, og påloggings-ID-en for bedriftenes Ariba Network-konto. Konsulenten har behov for å bruke kontoen din til å teste CSV-faktureringsprosessen.

Last opp CSV-fakturafilen

Når applikasjonen har generert CSV-fakturafilen, laster du den opp til Ariba Network-kontoen for å sende fakturaer:

1. Klikk på Dokumenter > Opprett CSV-faktura øverst til høyre på startsiden.
   
2. Velg kundenavnet, bla gjennom for å velge filen, og klikk på Importer CSV-faktura.

Ariba Network laster opp filen, validerer den, genererer fakturaer, og sender disse fakturaene til kunden.

Når du har lastet opp fakturaer til Ariba Network, vises fakturaene på samme måte som ved registrering på nettet. De vises i Utboks > Fakturaer, og de har samme status som andre fakturaer.

Mønsterpraksis

Når du planlegger hvordan du skal bruke CSV-fakturering, bør du vurdere følgende anbefalte fremgangsmåter.

• Ariba anbefaler ikke manuell registrering av fakturaer i CSV-malen. Bruk i stedet eksportfunksjonen i applikasjonen, eller generer filen programmatisk. Ikke bruk Excel fordi det fjerner foranstilte nuller, legger til komma og kan ødelegge fakturadata.
  
• Sørg for at du leser informasjonen i delen Felt i CSV-faktura i kontoen, og eventuelle CSV-faktureringsinstruksjoner som er tilgjengelige fra kunden. Disse instruksjonene er uvurderlige, fordi hver kjøpsorganisasjon har sitt eget CSV-faktureringsformat. Du skal heller ikke endre de tre første linjene i CSV-fakturafilen, fordi de kreves for tolke dataene.
  
• Sett av noen få dager til oppstart for å lære mer om kundens spesifikke CSV-fakturaformat og for å feilsøke prosessen. Det kreves noen forsøk for å formatere CSV-filen på riktig måte. Når du laster opp en fil, utfører Ariba Network en grunnleggende formatvalidering. Ariba Network utfører deretter en detaljert validering mot kundens faktureringsregler. Hvis et av disse valideringstrinnene mislykkes, viser Ariba Network Rutingsstatus "Mislykket" på siden Fakturaer i utboksen din på nettet.
  
• Ariba holder rede på hvilke fakturaer som er lastet opp på riktig måte, og viser feil hvis du forsøker å laste dem opp på nytt. Applikasjonen må merke fakturerte innkjøpsordrer eller posisjoner internt, slik at det ikke blir generert duplikatfakturaer.
  
• Maksimalt antall linjer per CSV-fakturafil er 2999, og maksimal filstørrelse er 1 MB.

Du finner mer informasjon om hvordan du laster ned CSV-fakturamalen, under Hvor finner jeg kundens CSV-fakturamal?".