Als u elke maand veel inkooporders ontvangt via Ariba Network, zit u goed! 

Maar u ziet wellicht op tegen het factureringsproces waar geen eind aan lijkt te komen. 

U houdt bij welke inkooporders (IO's) en regelitems er zijn verzonden in uw orderverwerkingssysteem. U bent dus geruime tijd kwijt aan facturering binnen uw "draainet".

Hier hebt u vensters open voor uw factureringtoepassing en uw Ariba Network-account. U zoekt een IO op in uw factureringstoepassing, draait, en maakt een in IO omgezette factuur in uw Ariba Network-account. Dit proces herhaalt u vervolgens.

Dit kan veel eenvoudiger!

Als uw klant facturering via CSV ondersteunt, kunt u automatisch facturen maken vanuit uw factureringstoepassing. CSV staat voor 'comma-separated values' (door komma gescheiden waarden). CSV is een bestandsindeling die door toepassingen wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen. 

Uw klant stelt een CSV-factuursjabloon beschikbaar die u kunt downloaden. U voegt factuurdetails toe met uw factureringstoepassing en uploadt het bestand naar uw account. Dat is alles! U hebt net een aantal facturen verzonden.

Wat komt hier nu bij kijken?

Kijk eerst na of uw klant facturering via CSV ondersteunt:

1. Meld u aan bij uw Ariba Network-account via https://supplier.ariba.com.
2. Klik in de rechterbovenhoek van de toepassing op uw initialen>Instellingen en selecteer Klantrelaties.
3. Klik in de tabel Huidige op de pagina Klantrelaties op de naam van de klant.
4. Blader naar beneden naar de sectie Velden van CSV-factuur en de CSV-factuursjabloon.

Als de sjabloon niet beschikbaar is, ondersteunt uw klant facturering via CSV niet. Neem in dat geval contact op met uw klant om ondersteuning voor deze functie aan te vragen.

Als uw klant facturering via CSV ondersteunt, downloadt u de sjabloon en slaat u deze op uw apparaat op.  Mogelijk wilt u een kopie afdrukken van de veldnamen en -omschrijvingen die worden weergegeven in de sectie Velden van CSV-factuur. De namen en omschrijvingen geven namelijk aan welke gegevens er zijn vereist voor elke factuur

Uw toepassing configureren

Gebruik de CSV-factuursjabloon als richtlijn voor het genereren van nieuwe facturen vanuit uw orderverwerkings-, boekhoud- of factureringstoepassing. Deze sjabloon is specifiek aangepast aan elke inkooporganisatie. Probeer niet eenzelfde sjabloon te gebruiken voor verschillende klanten.

Controleer of u in uw toepassing factuurgegevens kunt exporteren in CSV-indeling. Het moet voor u mogelijk zijn om te bepalen welke gegevens er worden geëxporteerd en in welke volgorde dit gebeurt. De meeste toepassingen bieden wel ondersteuning voor de export van gegevens (handmatig of automatisch).

Als uw toepassing geen ondersteuning biedt voor de export van CSV-gegevens, moet u de toepassing aanpassen. Hier hebt u mogelijk de hulp van een consultant bij nodig. Als u dit traject volgt, zult u de CSV-sjabloon, eventuele instructies van de klant voor facturering via CSV en een aanmeld-ID voor de Ariba Network-account van uw bedrijf aan de consultant moeten geven. De consultant heeft uw account nodig om het factureringsproces via CSV te testen.

Het CSV-factuurbestand uploaden

Als uw toepassing het CSV-factuurbestand heeft gegenereerd, uploadt u het bestand naar uw Ariba Network-account om facturen te verzenden:

1. Klik op Documenten > CSV-factuur maken in de rechterbovenhoek van de introductiepagina.
   
2. Selecteer de naam van de klant, blader naar het bestand en klik op CSV-factuur importeren.

Ariba Network uploadt het bestand, valideert het, genereert facturen en verzendt deze facturen naar de klant.

Nadat u de facturen hebt geüpload naar Ariba Network, worden deze weergegeven alsof u ze online hebt ingevoerd. De geüploade facturen worden weergegeven onder Postvak UIT > Facturen, met dezelfde statuswaarden als andere facturen.

Best practices

Als u onderzoekt hoe u facturering via CSV het beste kunt gebruiken, houdt u rekening met de volgende best practices die wij op basis van ervaring hebben geformuleerd.

• Het wordt afgeraden om facturen handmatig in te voeren in de CSV-sjabloon. Gebruik in plaats daarvan de exportfunctie in uw toepassing of genereer het bestand automatisch. Maak geen gebruik van Excel. In Excel worden voorloopnullen verwijderd en komma's toegevoegd. Ook kunnen uw factuurgegevens in Excel beschadigd raken.
  
• Lees de sectie Velden van CSV-factuur in uw account en eventuele instructies voor facturering via CSV die beschikbaar zijn bij uw klant. Deze instructies zijn essentieel omdat elke inkooporganisatie een eigen indeling heeft voor facturering via CSV. Breng verder geen wijzigingen aan in de eerste drie rijen van het CSV-factuurbestand. Deze rijen zijn nodig om de gegevens te kunnen duiden.
  
• Plan een paar dagen aan ramp-uptijd in om te achterhalen welke specifieke indeling voor facturering via CSV uw klant gebruikt en om fouten in uw proces op te sporen. Er zijn een paar pogingen voor nodig om het CSV-bestand juist in te delen. Als u een bestand uploadt, wordt in Ariba Network een basisvalidatie op indeling uitgevoerd. Vervolgens wordt er een gedetailleerde validatie uitgevoerd aan de hand van de factuurregels van uw klant. Als een van deze validatiestappen mislukt, wordt de routeringstatus "Mislukt" weergegeven op de pagina Facturen in uw online Postvak UIT.
  
• Ariba Network houdt bij welke facturen zonder fouten zijn geüpload en retourneert fouten op het moment dat u probeert de facturen opnieuw te uploaden. In uw toepassing moeten de IO's en regelitems die zijn gefactureerd, intern worden gemarkeerd. Dit voorkomt dat er dubbele facturen worden gegenereerd.
  
• Het maximum aantal rijen per CSV-factuurbestand is 2999 en de maximale bestandsgrootte is 1 MB.

Zie "Waar vind ik de CSV-factuursjabloon van mijn klant?" voor meer informatie over het downloaden van de CSV-factuursjabloon.