Jika anda menerima banyak pesanan belian Ariba Network setiap bulan, anda berada dalam kedudukan boleh diperkayakan! 

Walau bagaimanapun, anda mungkin dapat membaca kerja pengebilan untuknya. 

Anda menjejaki PO dan item baris yang telah dihantar dalam sistem pemprosesan pesanan anda supaya anda menjalankan sesi invois yang panjang pada "swivel net." anda

Di sini anda mempunyai tetingkap terbuka untuk aplikasi invois anda dan tetingkap terbuka untuk akaun Ariba Network anda. Anda mencari PO dalam aplikasi invois anda, swivel chair anda, dan cipta invois PO-flip dalam akaun Ariba Network anda. Kemudian ulang.

Terdapat cara yang lebih baik!

Jika pelanggan anda menyokong invois CSV, anda boleh mencipta invois secara automatik daripada aplikasi invois anda. CSV bermaksud nilai dipisahkan koma, iaitu format fail yang digunakan oleh aplikasi untuk menukar data. 

Pelanggan anda menjadikan templat invois CSV tersedia untuk anda muat turun. Anda menggunakan aplikasi invois anda untuk menambah butiran invois kepadanya, memuat naiknya pada akaun anda dan voila! Anda baru sahaja menghantar jam invois.

Jadi, apa yang terlibat?

Lihat dahulu sama ada pelanggan anda menyokong invois CSV:

1. Log masuk ke akaun Ariba Network anda di https://supplier.ariba.com.
2. Di sudut kanan sebelah atas aplikasi, klik awalan anda > Tetapan dan pilih  Hubungan Pelanggan.
3. Dalam jadual Semasa pada halaman Perhubungan Pelanggan, klik nama pelanggan.
4. Skrol ke bawah dan cari bahagian CSV INVOICE FIELDS dan Templat Invois CSV.

Jika templat tidak tersedia, pelanggan anda tidak menyokong invois CSV. Anda mungkin ingin menghubungi pelanggan anda untuk meminta ciri ini.

Jika pelanggan anda menyokong invois CSV, muat turun templat dan simpannya pada komputer anda.  Anda mungkin ingin mencetak salinan nama medan dan perihalan yang muncul dalam bahagian CSV INVOICE FIELDS, kerana ia menerangkan data yang diperlukan untuk setiap invois.

Konfigurasikan aplikasi anda

Gunakan templat Invois CSV sebagai panduan untuk menjana invois baharu daripada pemprosesan pesanan, perakaunan atau aplikasi invois anda. Templat ini disesuaikan untuk setiap organisasi pembelian; jangan cuba menggunakan satu antara pelanggan yang berbeza.

Semak untuk melihat sama ada aplikasi anda membenarkan anda mengeksport data invois dalam format CSV. Ia mesti memberikan anda kawalan mengenai data yang dieksport dan urutan data tersebut. Kebanyakan aplikasi menyokong pengeksportan data, sama ada secara manual atau beratur cara.

Jika aplikasi anda tidak menyokong pengeksportan data CSV, anda perlu mengubah suainya, yang mungkin memerlukan anda merekrut perunding. Jika anda pergi ke laluan ini, anda ingin memberi perunding templat CSV, apa-apa arahan invois CSV daripada pelanggan anda dan ID log masuk untuk akaun Ariba Network syarikat anda. Perunding perlu menggunakan akaun anda untuk menguji proses invois CSV.

Muat naik fail invois CSV

Selepas aplikasi anda menjana fail invois CSV, muat naiknya ke akaun Ariba Network anda untuk menghantar invois:

1. Klik Dokumen> Cipta Invois CSV di bahagian atas sebelah kanan halaman utama.
   
2. Pilih nama pelanggan, layari fail dan klik Import Invois CSV.

Ariba Network memuat naik fail, mengesahkan, menjana invois dan menghantar invois tersebut kepada pelanggan.

Selepas anda memuat naik invois ke Ariba Network, ia muncul seperti jika anda memasukkannya dalam talian. Ia dipaparkan dalam Peti Keluar> Invois dan ia mempunyai status yang sama seperti invois lain.

Amalan Terbaik

Apabila merancang cara menggunakan invois CSV, pertimbangkan amalan terbaik berikut yang kami telah pelajari.

• Ariba tidak mencadangkan untuk memasukkan invois secara manual ke dalam templat CSV; sebaliknya, gunakan fungsi eksport dalam aplikasi anda atau janakan fail secara beratur cara. Jangan gunakan Excel kerana ia mengeluarkan sifar pendahulu, menambah koma dan boleh merosakkan data invois anda.
  
• Pastikan anda membaca bahagian CSV INVOICE FIELDS dalam akaun anda dan mana-mana arahan invois CSV yang tersedia oleh pelanggan anda. Arahan ini tidak bernilai kerana setiap organisasi pembelian mempunyai format invois CSV mereka sendiri. Selain itu, jangan ubah suai tiga baris pertama fail invois CSV kerana ia diperlukan untuk mentafsir data.
  
• Peruntukkan beberapa hari masa sewaan untuk mengetahui format invois CSV tertentu pelanggan anda dan untuk menyahpepijat proses anda. Ia akan mengambil sedikit masa untuk memformat fail CSV dengan betul. Apabila anda memuat naik fail, Ariba Network melakukan pengesahan format asas. Kemudian ia menjalankan pengesahan terperinci terhadap peraturan invois pelanggan anda. Jika salah satu daripada langkah pengesahan ini gagal, maka Ariba Network memaparkan Status Penghalaan "Gagal" pada halaman Invois bagi Peti Keluar dalam talian anda.
  
• Ariba Network menjejaki invois yang telah berjaya dimuat naik dan ia mengeluarkan ralat jika anda cuba memuat naiknya semula. Aplikasi anda mesti menanda secara dalaman PO atau item baris yang telah diinvois supaya ia tidak cuba menjana invois pendua.
  
• Bilangan baris maksimum setiap fail invois CSV ialah 2999 dan saiz fail maksimum ialah 1 MB.

Untuk maklumat lanjut mengenai muat turun templat invois CSV, lihat "Di mana saya boleh memuat turun templat invois CSV pelanggan saya?".