Ariba Network에서 매달 많은 구매 오더를 받고 있다면 선망의 위치에 있는 것입니다! 

하지만 청구 업무가 두려워질 수도 있습니다. 

구매자는 오더 처리 시스템에서 어떤 PO와 개별 항목이 출고되었는지 추적하므로 "swivel net"의 송장 발행 세션을 오래 사용합니다.

여기서 송장 발행 응용프로그램과 Ariba Network 계정의 윈도우를 엽니다. 송장 발행 응용프로그램인 swivel에서 PO를 조회하고 Ariba Network 계정에서 PO-Flip 송장을 생성합니다. 그런 다음 이를 반복합니다.

더 좋은 방법이 있습니다!

고객이 CSV 송장 발행을 지원하는 경우 송장 발행 응용프로그램에서 송장을 자동으로 생성할 수 있습니다. CSV(comma-separated values)는 응용프로그램에서 데이터 교환에 사용하는 파일 형식입니다. 

고객은 CSV 송장 템플릿을 만들어 공급자가 다운로드할 수 있도록 게시합니다. 공급자가 송장 발행 응용프로그램을 사용해 템플릿에 송장 세부 사항을 추가한 후 자신의 계정에 템플릿을 업로드합니다. 확인해 볼까요! 방금 많은 송장을 보낸 것입니다.

그러면 무엇이 필요한지 알아볼까요?

먼저 고객이 CSV 송장 발행을 지원하는지 확인하십시오.

1. https://supplier.ariba.com에서 Ariba Network 계정에 로그인합니다.
2. 응용프로그램의 오른쪽 위 모서리에서 이니셜>설정을 클릭하고 고객 관계를 선택합니다.
3. 고객 관계 페이지의 현재 테이블에서 고객 이름을 클릭합니다.
4. 아래로 스크롤하여 CSV 송장 필드 섹션과 CSV 송장 템플릿을 찾습니다.

템플릿이 없는 경우 고객이 CSV 송장 발행을 지원하지 않는 것입니다. 고객에게 연락하여 이 기능을 요청할 수도 있습니다.

고객이 CSV 송장 발행을 지원하는 경우 템플릿을 다운로드하여 컴퓨터에 저장하십시오.  CSV 송장 필드 섹션에 나타나는 필드 이름과 설명은 각 송장에 필요한 데이터에 대한 설명이므로 인쇄해 두는 것이 좋습니다.

응용프로그램 구성

오더 처리, 회계 또는 송장 발행 응용프로그램에서 새 송장을 생성할 때 CSV 송장 템플릿을 가이드로 사용합니다. 이 템플릿은 각 구매 조직별로 다르게 설정되므로 하나의 템플릿을 여러 고객에게 사용하지 마십시오.

응용프로그램에서 송장 데이터를 CSV 형식으로 내보낼 수 있는지 확인하십시오. 내보낼 데이터와 데이터 순서를 지정할 수 있어야 합니다. 대부분의 응용프로그램에서 데이터 내보내기를 지원합니다(수동 또는 프로그램으로 내보내기).

응용프로그램에서 CSV 데이터 내보내기를 지원하지 않는 경우 응용프로그램을 수정해야 하며 이를 위해 컨설턴트를 고용해야 할 수도 있습니다. 이 경우 컨설턴트에게 CSV 템플릿과 고객의 CSV 송장 발행 지침을 전달하고 해당 Ariba Network 계정의 로그인 ID를 알려 주어야 합니다. 컨설턴트가 CSV 송장 발행 절차를 테스트하려면 이 계정이 필요합니다.

CSV 송장 파일 업로드

응용프로그램에서 CSV 송장 파일을 생성한 후 송장을 보낼 Ariba Network 계정에 업로드합니다.

1. 홈 페이지의 오른쪽 상단에서 문서> CSV 송장 작성을 클릭합니다.
   
2. 고객 이름을 선택하고 파일을 탐색한 후 CSV 송장 가져오기를 클릭합니다.

Ariba Network는 파일을 업로드하고 확인한 후 송장을 생성하여 고객에게 발송합니다.

Ariba Network에 업로드된 송장은 마치 온라인에서 입력한 것처럼 표시되고 보낸 편지함> 송장에 나타나며 다른 송장과 같은 상태가 됩니다.

모범 사례

CSV 송장 발행을 어떻게 사용할지 계획할 때에는 다음 모범 사례를 고려하십시오.

• Ariba에서는 CSV 템플릿에 송장을 수동으로 입력하는 것을 권장하지 않습니다. 대신 응용프로그램의 내보내기 기능을 사용하거나 프로그램을 사용하여 파일을 생성하십시오. Excel은 앞에 표시되는 0을 지우고 쉼표를 추가하며 송장 데이터의 오류를 유발할 수 있으므로 사용하지 마십시오.
  
• 계정에 나타나는 CSV 송장 필드 섹션과 고객이 제공하는 CSV 송장 발행 지침을 반드시 읽어 보십시오. CSV 송장 발행 형식은 구매 조직에 따라 다르므로 이 지침은 매우 중요합니다. 또한 CSV 송장 파일의 처음 세 줄은 데이터를 해석하는 데 필요하므로 수정하지 마십시오.
  
• 고객 고유의 CSV 송장 형식에 익숙해지고 프로세스의 오류를 해결할 수 있는 시간을 2~3일 정도 가지십시오. 여러 번 시도해 봐야 CSV 파일을 제대로 작성할 수 있을 것입니다. 파일 업로드 시 Ariba Network에서 기본적인 형식 검증을 수행하고, 고객의 송장 발행 규칙을 기준으로 세부 검증을 수행합니다. 검증 단계 중 하나라도 통과하지 못하면 Ariba Network 온라인 보낸 편지함의 송장 페이지에 라우트 상태가 "실패"로 표시됩니다.
  
• 제대로 업로드된 송장을 다시 업로드하려고 하면 Ariba Network에서 이를 추적하여 오류를 표시합니다. 송장을 중복해서 생성하는 것을 방지하려면 송장 발행된 PO 또는 개별 항목은 응용프로그램에 별도로 표시되어야 합니다.
  
• CSV 송장 파일의 최대 라인 수는 2999이며 최대 파일 크기는 1MB입니다.

CSV 송장 템플릿을 다운로드하기 위한 자세한 내용은 "내 고객의 CSV 송장 템플릿은 어디에서 찾을 수 있습니까?"에서 확인하십시오.