Ай сайын көптеген Ariba Network сатып алу тапсырыстарын алсаңыз, қолжетімді боласыз! 

Алайда, олар үшін фактуралау жұмыстарынан бас тартуы мүмкін. 

Тапсырыс өңдеу жүйесінде қандай сатып алу тапсырыстары мен жеке тармақтар жөнелтілгенін қадағалайсыз, осылайша "swivel net" жүйесінде ұзақ шот ұсыну сеанстарын орындайсыз.

Шот ұсыну қолданбасы үшін терезе ашық болатын және Ariba Network есептік жазбасы үшін терезе ашық болатын жер. Шот ұсыну қолданбасында сатып алу тапсырысын іздеп, Өзіңізді ұнатамсыз және Ariba Network есептік жазбасында САТ түрлендіру шот-фактурасын жасайсыз. Содан кейін қайталанады.

Одан да жақсы жол бар!

Егер клиент CSV шот ұсынуға қолдау көрсетсе, шот-фактураларды шот ұсыну қолданбасынан автоматты түрде жасауға болады. CSV дегеніміз үтірмен бөлінген мәндерді білдіреді, бұл қолданбалар деректі айырбастау үшін пайдаланатын файл пішімі болып табылады. 

Клиент CSV шот-фактура үлгісін жүктеп алу үшін қолжетімді етеді. Шот-фактура мәліметтерін қосу, оны шотыңызға жүктеп салу және дауыс беру үшін шот ұсыну қолданбасын пайдаланасыз! Сіз жаңа ғана шот-фактуралар түсімін жібердіңіз.

Ендеше, қандай қатысым бар?

Алдымен клиент CSV шот ұсынуға қолдау көрсететінін қараңыз:

1. Ariba Network есептік жазбаңызға https://supplier.ariba.com арқылы кіріңіз.
2. Қолданбаның жоғарғы оң жақ бұрышында инициалдарыңыз > Параметрлер тармағын басып, Клиент қатынастары опциясын таңдаңыз.
3. Клиент қатынастары бетіндегі Ағымдағы кестеде клиент атын басыңыз.
4. CSV INVOICE FIELDS бөлімін және CSV шот-фактура үлгісін төмен айналдырып, іздеңіз.

Үлгі қолжетімді болмаса, клиент CSV шот ұсынуға қолдау көрсетпейді. Бұл функцияны сұрау үшін клиентке хабарласқыңыз келуі мүмкін.

Егер клиент CSV шот ұсынуға қолдау көрсетсе, үлгіні жүктеп алып, оны компьютеріңізге сақтаңыз.  CSV INVOICE FIELDS бөлімінде пайда болатын өріс аттары мен сипаттамалардың көшірмесін басып шығарғыңыз келуі мүмкін, себебі олар әр шот-фактура үшін қажетті деректі түсіндіреді.

Қолданбаны теңшеу

CSV шот-фактура үлгісін тапсырысты өңдеу, есептілік немесе шот ұсыну қолданбасынан жаңа шот-фактураларды құру нұсқаулығы ретінде пайдаланыңыз. Бұл үлгі әрбір сатып алушы ұйым үшін реттеледі; әртүрлі клиенттер арасында біреуін пайдалануға әрекет жасамаңыз.

Қолданбаңыз шот-фактура дерегін CSV пішімінде экспорттауға рұқсат ететінін тексеріңіз. Ол қандай дерек экспортталатынын және сол деректердің ретін бақылауы керек. Көптеген қолданбалар деректі қолмен немесе бағдарламалық түрде экспорттауға қолдау көрсетеді.

Қолданбаңыз CSV дерегін экспорттауға қолдау көрсетпесе, оны өзгерту қажет болуы мүмкін, бұл сізге кеңесшіні жұмысқа алуды талап етуі мүмкін. Бұл бағытты орындасаңыз, сіз кеңесшіге CSV үлгісін, клиентіңіздегі кез келген CSV фактуралау нұсқауларын және компанияңыздың Ariba Network есептік жазбасына арналған жүйеге кіру идентификаторын бергіңіз келеді. Кеңесші CSV шот ұсыну процесін сынау үшін есептік жазбаңызды пайдалану қажет болады.

CSV шот-фактура файлын жүктеп салу

Қолданбаңыз CSV шот-фактура файлын құрғаннан кейін, шот-фактураларды жіберу үшін оны Ariba Network есептік жазбасына жүктеп салыңыз:

1. Құжаттарды басыңыз> Басты беттің жоғарғы оң жағында CSV шот-фактурасын жасау.
   
2. Клиент атын таңдап, файлды шолыңыз және CSV шот-фактурасын импорттау түймесін басыңыз.

Ariba Network файлды жүктеп салады, оны тексереді, шот-фактураларды құрады және сол шот-фактураларды клиентке жібереді.

Шот-фактураларды Ariba Network желісіне жүктеп салғаннан кейін, олар сіз оларды онлайн енгізген сияқтысыз. Олар шығыс қалтасында> шот-фактураларда көрсетіледі және олардың басқа шот-фактуралармен бірдей күйлері бар.

Үздік тәжірибелер

CSV шот ұсынуды пайдалану жолын жоспарлаған кезде келесі үздік тәжірибелерді қарастырыңыз.

• Ariba шот-фактураларды CSV үлгісіне қолмен енгізуді ұсынбайды; оның орнына қолданбадағы экспорттау функциясын пайдаланыңыз немесе файлды бағдарламалық түрде құрыңыз. Excel файлын пайдаланбаңыз, себебі ол басты нөлдерді жояды, үтірлерді қосады және шот-фактура дерегін зақымдауы мүмкін.
  
• Шотыңыздағы CSV INVOICE FIELDS бөлімін оқып, клиентіңіздің CSV шот ұсыну нұсқаулары қолжетімді екеніне көз жеткізіңіз. Бұл нұсқаулар бағаланбайды, себебі әрбір сатып алушы ұйымда CSV фактуралау пішімі болады. Сондай-ақ CSV шот-фактура файлының алғашқы үш жолын өзгертпеңіз, себебі олар деректі түсіндіру үшін қажет.
  
• Клиенттің CSV шот-фактура пішімін білу және процесті түзету үшін бірнеше түзету уақытын үлестіру. CSV файлын дұрыс пішімдеу үшін бірнеше әрекет жасалады. Файлды жүктеп салған кезде Ariba Network негізгі пішімді тексеруді орындайды. Содан кейін ол клиенттің шот ұсыну ережелеріне сәйкес толық тексеруді орындайды. Егер осы тексеру қадамдарының бірі сәтсіз аяқталса, онда Ariba Network онлайн шығыс қалтаңыздың Шот-фактуралар бетінде "Сәтсіз" бағыттау күйін көрсетеді.
  
• Ariba Network жүйесі сәтті жүктеп салынған шот-фактураларды қадағалайды және оларды қайта жүктеп салуға әрекет жасасаңыз, қателерді шығарады. Қолданбаңыз көшірме шот-фактураларды құруға әрекеттенбеуі үшін, шот ұсынылған сатып алу тапсырыстарын немесе жеке тармақтарды іштей белгілеуі керек.
  
• Әр CSV шот-фактура файлы үшін максималды жолдар саны — 2999, ал максималды файл өлшемі - 1 МБ.

CSV шот-фактура үлгісін жүктеп алу туралы қосымша ақпаратты "Клиенттің CSV шот-фактура үлгісін қайдан жүктеп алуға болады?" бөлімінен қараңыз.