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多数の Ariba Network の注文書を毎月受信している場合、貴社のビジネスは好調で望ましい状況にあるといえるでしょう。
ただし、それらの請求作業について不安に思われるかもしれません。
出荷された注文書および明細をオーダー処理システムで追跡するために、複数のシステムを使用して時間のかかる請求書処理を行います。
つまり、請求書処理アプリケーションと Ariba Network アカウント用に別々のウィンドウを開きます。請求書処理アプリケーションで注文書を検索し、次に Ariba Network アカウントに移動して、PO flip 請求書を作成します。これを繰り返します。
より良い方法があります。
顧客で CSV 請求書処理がサポートされている場合は、請求書処理アプリケーションから自動的に請求書を作成することができます。CSV は、データ交換でアプリケーションが使用するファイル形式である、カンマ区切りを表します。
顧客は CSV 請求書テンプレートをダウンロードで利用できるようにします。請求書処理アプリケーションを使用して、請求書詳細を追加し、アカウントにアップロードすると出来上がりです。多くの請求書が送信されました。
関与するものについて説明します。
まず、顧客で CSV 請求書処理がサポートされているかどうかを確認します。
テンプレートが提供されていない場合は、顧客で CSV 請求書処理がサポートされていません。顧客に連絡して、この機能を依頼してください。
顧客で CSV 請求書処理がサポートされている場合は、テンプレートをダウンロードして、自分のコンピュータで保存します。 請求書ごとに必要なデータが説明されているため、[CSV 請求書フィールド] セクションで表示されるフィールド名および説明のコピーを印刷してください。
アプリケーションの設定
CSV 請求書テンプレートを、オーダー処理、会計、または請求書処理アプリケーションから新規請求書を生成するガイドとして使用します。このテンプレートは、購買組織ごとにカスタマイズされます。異なる顧客の間で 1 つのテンプレートを使用しないでください。
アプリケーションで、CSV 形式で請求書データをエクスポートできるかどうかを確認します。エクスポートされるデータおよびそのデータの順序を管理できる必要があります。ほとんどのアプリケーションでは、手動またはプログラムによるデータのエクスポートがサポートされています。
アプリケーションで CSV データのエクスポートがサポートされていない場合は、変更する必要があり、そのためにコンサルタントを採用する必要がある場合があります。この方法を取る場合、コンサルタントに CSV テンプレート、顧客からの CSV 請求書処理に関する指示、および貴社の Ariba Network アカウントのログイン ID を提供する必要があります。コンサルタントは貴社のアカウントを使用して、CSV 請求書処理プロセスをテストする必要があります。
CSV 請求書ファイルのアップロード
アプリケーションで CSV 請求書ファイルが生成された後、これを Ariba Network アカウントにアップロードして、請求書を送信します。
Ariba Network でファイルがアップロードされて検証され、請求書が生成されて、それらの請求書が顧客に送信されます。
Ariba Network に請求書をアップロードすると、オンラインで入力されたように表示されます。請求書は [送信トレイ] > [請求書] に表示され、ほかの請求書の状況と同じ状況になります。
最適事例
CSV 請求書処理の使用方法の計画時に、次の最適事例を考慮してください。
CSV 請求書テンプレートのダウンロードの詳細については、「顧客の CSV 請求書テンプレートはどこにありますか。」を参照してください。