Non è male ricevere molti ordini d'acquisto Ariba Network ogni mese! 

Ma il relativo lavoro di fatturazione potrebbe scoraggiare. 

Gli ordini d'acquisto e le voci d'ordine spediti vengono gestiti nel sistema di elaborazione ordini, quindi si devono eseguire lunghe sessioni di fatturazione passando da un sistema all'altro.

Si devono tenere aperte finestre per l'applicazione di fatturazione e per l'account Ariba Network. È necessario cercare un ordine d'acquisto nell'applicazione di fatturazione, cambiare finestra e creare una fattura con la conversione PO nell'account Ariba Network. Ripetere l’operazione.

C'è un modo migliore!

Se il cliente supporta la fatturazione CSV, è possibile creare fatture automaticamente dall'applicazione di fatturazione. CSV sta per comma-separated values, ovvero un formato file utilizzato dalle applicazioni per scambiare dati. 

Il cliente mette a disposizione un modello di fattura CSV da scaricare. L'utente utilizza l'applicazione di fatturazione per aggiungervi i dettagli delle fatture, caricarlo nell'account e voilà! È appena stato inviato un gran numero di fatture.

Quindi cosa implica questo processo?

Prima è necessario verificare se il cliente supporta la fatturazione CSV:

1. Eseguire il login all’account Ariba Network all’indirizzo https://supplier.ariba.com.
2. Nell’angolo in alto a destra dell’applicazione, fare clic sulle proprie iniziali > Impostazioni e selezionare Relazioni cliente.
3. Nella tabella Corrente sulla pagina Relazioni cliente, fare clic sul nome del cliente.
4. Scorrere in basso e cercare la sezione CAMPI FATTURA CSV e il Modello fattura CSV.

Se il modello non è disponibile, il cliente non supporta la fatturazione CSV. È possibile contattare il cliente e richiedere questa funzionalità.

Se il cliente supporta la fatturazione CSV, è possibile scaricare il modello e salvarlo nel computer.  Potrebbe essere utile stampare una copia dei nomi di campo e delle descrizioni che compaiono nella sezione CAMPI FATTURA CSV, perché spiegano i dati richiesti per ogni fattura.

Configurazione dell'applicazione

Il modello di fattura CSV viene utilizzato come guida per generare nuove fatture dall'applicazione di elaborazione ordini, contabilità o fatturazione. Questo modello è personalizzato per ogni organizzazione acquirente; non deve essere utilizzato lo stesso modello per diversi clienti.

È necessario verificare che l'applicazione consenta l'esportazione dei dati delle fatture in formato CSV. Inoltre deve permettere di controllare quali dati vengono esportati e l'ordine dei dati. La maggior parte delle applicazioni supporta l'esportazione di dati, in modo manuale o automatico.

Qualora l'applicazione non supporti l'esportazione di dati CSV, sarà necessario modificarla e questo potrebbe richiedere il ricorso a un consulente. Se si sceglie questa strada, è utile fornire al consulente il modello CSV, eventuali istruzioni di fatturazione CSV ricevute dal cliente e un ID per il login nell'account Ariba Network dell'azienda. Il consulente dovrà utilizzare l'account per testare il processo di fatturazione CSV.

Caricamento del file di fattura CSV

Dopo che l'applicazione ha generato il file di fattura CSV, è possibile caricarlo nell'account Ariba Network per inviare le fatture:

1. Fare clic su Documenti> Crea fattura CSV nell’angolo in alto a destra della pagina iniziale.
   
2. Selezionare il nome del cliente, sfogliare per trovare il file e fare clic su Importa fattura CSV.

Ariba Network carica il file, lo convalida, genera fatture e le invia al cliente.

Dopo aver caricato le fatture su Ariba Network, queste vengono visualizzate come se fossero state inserite online. Vengono visualizzate in Posta in uscita> Fatture e hanno gli stessi stati delle altre fatture.

Procedure consigliate

Quando si pianifica l'utilizzo della fatturazione CSV, è utile considerare le seguenti procedure.

• Ariba non consiglia di immettere manualmente le fatture nel modello CSV, ma di utilizzare la funzione di esportazione nell'applicazione o generare il file in modo programmatico. Non utilizzare Excel perché rimuove gli zero iniziali, aggiunge virgole e può corrompere i dati delle fatture.
  
• La sezione CAMPI FATTURA CSV nell'account e tutte le istruzioni di fatturazione CSV messe a disposizione del cliente devono essere lette. Queste istruzioni sono preziose, perché ogni organizzazione acquirente ha il proprio formato di fatturazione CSV. Inoltre le prime tre righe del file di fattura CSV non devono essere modificate, perché sono necessarie per interpretare i dati.
  
• È utile prevedere alcuni giorni per la fase di "avvio" per conoscere il formato di fattura CSV specifico del cliente ed eliminare possibili problemi dal processo. Saranno necessari alcuni tentativi per formattare correttamente il file CSV. Quando si carica un file, Ariba Network esegue una convalida di base del formato. Quindi esegue una convalida dettagliata in base alle  regole di fatturazione del cliente. Se una di queste fasi di convalida fallisce, Ariba Network visualizza Stato instradamento "Non riuscito" nella pagina Fatture della Posta in uscita online.
  
• Ariba Network tiene traccia delle fatture che sono state caricate correttamente e genera errori se si tenta di ricaricarle. L'applicazione deve contrassegnare internamente gli ordini d'acquisto o le voci d'ordine che sono stati fatturati per impedire tentativi di generare fatture doppie.
  
• Il numero massimo di righe per file di fattura CSV è 2999 e le dimensioni massime del file sono 1 MB.

Per maggiori informazioni sul download del modello di fattura CSV vedere "Dove trovare il modello di fattura CSV?".