Ha minden hónapban sok megrendelést kap az Ariba Networkön, irigylésre méltó a helyzete. 

A kiszámlázásukkal járó teendők azonban elrettentőek lehetnek. 

A rendelésfeldolgozó rendszerében nyilvántartja, hogy mely megrendelések és sortételek vannak kiszállítva, és hosszú időt tölt el a számlázási teendőkkel, ide-oda váltva az alkalmazások között.

Ilyenkor lehet hasznos a számlázási alkalmazás és az Ariba Network-fiók. Kikeresi a megrendelést a számlázási alkalmazásában, átvált, és megrendelésalapú számlát hoz létre az Ariba Network-fiókjában. Aztán kezdi elölről.

Van jobb módszer!

Ha az ügyfele támogatja a CSV-alapú számlázást, automatikusan létrehozhatja a számlákat a számlázási alkalmazásából. A CSV vesszővel elválasztott értékeket jelent. Az alkalmazások ezt a fájlformátumot használják az adatcserére. 

Az ügyfele elkészít egy letölthető CSV-számlasablont az Ön számára. A számlázási alkalmazásával hozzáadja a számlaadatokat, feltölti a fiókjába, és láss csodát! El is küldött egy csomó számlát.

Hogyan is lehet ezt elintézni?

Először is derítse ki, hogy az ügyfele támogatja-e a CSV-alapú számlázást:

1. Jelentkezzen be az Ariba Network-fiókjába a https://supplier.ariba.com címen.
2. Az alkalmazás jobb felső sarkában kattintson a monogramjára, majd a Beállításokra, és válassza az Ügyfélkapcsolatok lehetőséget.
3. Az Ügyfélkapcsolatok oldal Aktuális táblájában kattintson az ügyfél nevére.
4. Görgetéssel keresse ki a CSV SZÁMLA MEZŐI szakaszt és a CSV-számlasablont.

Ha nem érhető el sablon, akkor az ügyfele nem támogatja a CSV-alapú számlázást. Érdemes lehet megkérnie erre az ügyfelét.

Ha az ügyfele támogatja a CSV-alapú számlázást, töltse le a sablont a számítógépére.  Célszerű kinyomtatni a CSV SZÁMLA MEZŐI szakaszban szereplő mezőneveket és leírásokat, mert ezekből tudhatja meg az egyes számlákon feltüntetendő adatokat.

Az alkalmazás konfigurálása

A CSV-számlasablont alapul véve készítse el az új számlákat a rendelésfeldolgozó, könyvelési vagy számlázási alkalmazásában. Ez a sablon az adott beszerzési szervezetre szabott, ezért ne használja más ügyfeleknél.

Ellenőrizze, hogy az alkalmazása lehetővé teszi-e a számlaadatok CSV-formátumba való exportálását. Lehetőséget kell biztosítson az exportált adatok körének és sorrendjének meghatározására is. A legtöbb alkalmazás támogatja az adatok manuális vagy gépi exportálását.

Ha az alkalmazás nem támogatja a CSV-adatok exportálását, módosítania kell, és ehhez adott esetben egy tanácsadót kell felbérelnie. Ha ezt az utat választja, a tanácsadó rendelkezésére kell bocsátania a CSV-sablont, az ügyfél által megadott esetleges CSV-alapú számlázási instrukciókat, valamint a vállalat Ariba Network-fiókjának bejelentkezési azonosítóját. A tanácsadó a fiókjával fogja tesztelni a CSV-alapú számlázási folyamatot.

A CSV-számlafájl feltöltése

Ha az alkalmazása elkészítette a CSV-számlafájlt, töltse fel az Ariba Network-fiókjába a számlák elküldéséhez:

1. Kattintson a Dokumentumok > CSV-számla létrehozása lehetőségre a kezdőlap jobb felső sarkában.
   
2. Kattintson az ügyfél nevére, keresse ki a fájlt, és kattintson a CSV számla importálása gombra.

Az Ariba Network feltölti és ellenőrzi a fájlt, létrehozza a számlákat, azután elküldi azokat az ügyfélnek.

Az Ariba Networkre feltöltött számlák ugyanúgy jelennek meg, mint amelyeket online rögzített. A Kimenő üzenetek > Számlák szakaszban láthatók, és az állapotuk megegyezik a többi számláéval.

Gyakorlati tanácsok

A CSV-alapú számlázás kialakításakor érdemes figyelembe vennie az alábbi gyakorlati tanácsokat.

• Az Ariba nem javasolja a számlák manuális bevitelét a CSV-sablonba. Használja ehelyett az alkalmazásának exportálási funkcióját, vagy generálja a fájlt gépileg. Ne használjon Excelt, mert az törli a kitöltő nullákat, vesszőket ad hozzá, és sérült számlaadatokat eredményezhet.
  
• Feltétlenül olvassa el a CSV SZÁMLA MEZŐI című szakaszt a fiókjában, illetve az ügyfél által a CSV-számlázással kapcsolatban megadott esetleges instrukciókat. Ezek az instrukciók rendkívül fontosak, mert a különböző beszerzési szervezetek más és más CSV-alapú számlázási formátumot alkalmaznak. Ne módosítsa a CSV-számlafájl első három sorát sem, mert ezek nélkülözhetetlenek az adatok értelmezéséhez.
  
• Szánjon néhány napot a bevezetésre, hogy megismerje az ügyfél egyéni CSV-számlaformátumát, és ellenőrizze a saját folyamatának megfelelő működését. A CSV-fájl formátuma minden bizonnyal csak néhány próbálkozás után lesz megfelelő. A fájl feltöltésekor az Ariba Network alapvető formátum-ellenőrzést végez. Ezután részletesen megvizsgálja az ügyfél számlázási szabályai alapján. Ha bármelyik ellenőrzési lépés sikertelenül zárul, az Ariba Network online Kimenő üzernetek szakaszának Számlák oldalán az Irányítási állapot "Sikertelen" szöveg jelenik meg.
  
• Az Ariba Network nyilvántartja, hogy mely számlák feltöltése volt sikeres, és hibát jelez, ha újra megpróbálja feltölteni őket. Az alkalmazásnak saját megjelöléssel kell ellátnia a már számlázott megrendeléseket vagy sortételeket, hogy ne jöjjenek létre duplikált számlák.
  
• A CSV-számlafájl legfeljebb 2999 sort tartalmazhat, és legfeljebb 1 MB méretű lehet.

A CSV-számlasablon letöltésével kapcsolatos további információ: Hol találom az ügyfelem CSV-számlasablonját?.