Ako svaki mjesec primate mnogo narudžbenica iz Ariba Networka, u zavidnom ste položaju! 

No možda se užasavate posla koji iziskuje njihovo fakturiranje. 

Evidenciju otpremljenih narudžbenica i pojedinačnih stavki vodite u svom sustavu za obradu narudžbi, pa imate duge sesije fakturiranja s "prebacivanjem.“

Naime, imate otvorene prozore aplikacije za fakturiranje i svog računa za Ariba Network. Pronađete narudžbenicu u svojoj aplikaciji za fakturiranje, prebacite se i stvorite fakturu s konverzijom narudžbenice u računu za Ariba Network. Zatim ponavljate.

Postoji bolji način!

Ako stranka podržava fakturiranje u formatu CSV, možete automatski stvarati fakture iz svoje aplikacije za fakturiranje. CSV znači vrijednosti odvojene zarezom (comma-separated values), što je format datoteke koji se u aplikacijama upotrebljava za razmjenu podataka. 

Vaša stranka napravi predložak fakture u formatu CSV koji vam je dostupan za preuzimanje. S pomoću vaše aplikacije za fakturiranje dodate pojedinosti fakture u taj predložak, prenesete ga u svoj račun i voila! Upravo ste poslali gomilu faktura.

Dakle, o čemu se točno radi?

Prvo saznajte podržava li vaša stranka fakturiranje u formatu CSV:

1. Prijavite se u svoj račun za Ariba Network na https://supplier.ariba.com.
2. U gornjem desnom kutu aplikacije kliknite svoje inicijale>Postavke i odaberite Odnosi sa strankama.
3. U tablici Trenutačno na stranici Odnosi sa strankama kliknite ime stranke.
4. Pomičite se prema dolje i potražite odjeljak POLJA FAKTURE U FORMATU CSV i Predložak fakture u formatu CSV.

Ako predložak nije dostupan, vaša stranka ne podržava fakturiranje u formatu CSV. Možda ćete se trebati obratiti stranci i zatražiti tu značajku.

Ako stranka podržava fakturiranje u formatu CSV, preuzmite predložak i spremite ga na svoje računalo.  Možete ispisati kopiju naziva i opisa polja koja se pojavljuju u odjeljku POLJA FAKTURE U FORMATU CSV jer objašnjavaju koji su podaci potrebni za svaku fakturu.

Konfigurirajte svoju aplikaciju

Upotrijebite taj predložak fakture u CSV-u kao vodič za generiranje novih faktura u vašoj aplikaciji za obradu narudžbi, računovodstvo ili fakturiranje. Predložak je prilagođen svakoj organizaciji kupcu; ne pokušavajte upotrebljavati isti za različite stranke.

Provjerite je li u vašoj aplikaciji dopušten izvoz podataka fakture u formatu CSV. U njoj trebate imati kontrolu nad podacima koji se izvoze i nad njihovim redoslijedom. Mnoge aplikacije podržavaju izvoz podataka, bilo ručni ili programski.

Ako vaša aplikacija ne podržava izvoz podataka u formatu CSV, trebat ćete je izmijeniti, što može zahtijevati uslugu konzultanta. Ako krenete tim putem, konzultantu ćete trebati dati predložak u formatu CSV, sve strankine upute o fakturiranju u formatu CSV i ID za prijavu u vaš račun za Ariba Network. Konzultant će se morati poslužiti vašim računom za testiranje procesa fakturiranja u formatu CSV.

Prijenos fakture u formatu CSV

Nakon što se datoteka fakture u formatu CSV generira u vašoj aplikaciji, prenesite je u svoj račun za Ariba Network kako biste poslali fakture:

1. Na početnoj stranici gore desno kliknite Dokumenti > Stvori fakturu u formatu CSV.
   
2. Izaberite ime stranke, pronađite datoteku i kliknite Uvezi fakturu u formatu CSV.

Ariba Network prenosi datoteku, validira je, generira fakture i šalje te fakture stranci.

Nakon što prenesete fakture u Ariba Network, one izgledaju isto kao da ste ih unijeli na mreži. Prikazuju se u Ulazna pošta > Fakture i imaju status jednak ostalim fakturama.

Najbolje prakse

Pri planiranju primjene fakturiranja u formatu CSV, razmotrite najbolje prakse koje znamo.

• Ariba ne preporučuje ručni unos faktura u predložak u formatu CSV; umjesto toga upotrijebite funkciju izvoza u svojoj aplikaciji ili programsko generiranje datoteke. Nemojte se koristiti Excelom jer on uklanja vodeće nule, dodaje zareze i može oštetiti vaše podatke fakture.
  
• Obvezno pročitajte odjeljak POLJA FAKTURE U FORMATU CSV u svom računu i sve upute o fakturiranju u formatu CSV dostupne kod vaše stranke. Te su upute od neprocjenjive važnosti jer svaka organizacija kupac ima vlastiti format fakturiranja u formatu CSV. Osim toga, nemojte mijenjati prva tri retka datoteke fakture u formatu CSV jer su potrebni za tumačenje podataka.
  
• Predvidite nekoliko dana za pripremu kako biste proučili format fakture u formatu CSV koji je specifičan za vašu stranku te ispravili pogreške u svom procesu. Potrebno je nekoliko pokušaja za ispravno formatiranje CSV datoteke. Kada prenosite datoteku, Ariba Network izvodi osnovnu validaciju formata. Zatim izvodi detaljnu validaciju prema pravilima fakturiranja vaše stranke. Ako neki od tih koraka validacije ne uspije, Ariba Network prikazuje status usmjeravanja "Nije uspjelo" na stranici Fakture u vašoj Ulaznoj pošti na mreži.
  
• Ariba Network prati koje su fakture uspješno prenesene i izdaje pogrešku ako ih pokušate ponovo prenijeti. U vašoj aplikaciji narudžbenice ili pojedinačne stavke koje su fakturirane moraju biti interno označene kako ne bi došlo do pokušaja generiranja dvostrukih faktura.
  
• Maksimalni broj redaka po datoteci fakture u formatu CSV jest 2999, a maksimalna veličina datoteke 1 MB.

Za više informacija o preuzimanju predloška fakture u formatu CSV pogledajte "Gdje mogu pronaći predložak fakture svoje stranke u formatu CSV?".