Si vous recevez chaque mois de nombreux bons de commande Ariba Network, c'est que vous êtes dans une situation enviable ! 

Néanmoins, vous redoutez peut-être le travail de facturation y afférent. 

Comme vous gardez une trace des bons de commande et des articles de ligne qui ont été expédiés dans votre système de traitement des commandes, vous passez donc par de longues séances de facturation en passant d'une fenêtre voire d'un ordinateur à l'autre .

C'est à ce moment là que vous avez des fenêtres ouvertes pour votre application de facturation et pour votre compte Ariba Network. Vous regardez un bon de commande dans votre application de facturation, passez à une autre fenêtre et convertissez la commande en facture dans votre compte Ariba Network. Vous répétez ensuite l'opération.

Il y a une meilleure méthode !

Si votre client prend en charge la facturation au format CSV, vous pouvez créer des factures automatiquement à partir de votre application de facturation. CSV est l'acronyme de « comma-separated values » (valeurs séparées par des virgules) : c'est un format de fichier que les applications utilisent pour échanger des données. 

Votre client crée un modèle de facture CSV que vous pouvez télécharger. Vous utilisez votre application de facturation pour y ajouter les détails de la facture, vous le téléchargez sur votre compte, et le tour est joué ! Vous venez d'envoyer une myriade de factures.

Qu'est-ce que cela implique ?

Tout d'abord, regardez si votre client prend en charge la facturation au format CSV :

1. Connectez-vous à votre compte Ariba Network à l'adresse https://supplier.ariba.com.
2. Dans le coin supérieur droit de l'application, cliquez sur vos initiales > Paramètres et sélectionnez Relations clients.
3. Dans le tableau Actuel de la page Relations clients, cliquez sur le nom du client.
4. Faites défiler vers le bas et recherchez la section CHAMPS DE LA FACTURE CSV et le modèle de facture CSV.

Si ce modèle n'est pas disponible, c'est que votre client ne prend pas en charge la facturation au format CSV. Vous pouvez si vous le souhaitez contacter votre client pour lui demander cette fonctionnalité.

Si votre client prend en charge la facturation au format CSV, téléchargez le modèle et enregistrez-le sur votre ordinateur.  Vous pouvez imprimer une copie des noms et descriptions des champs qui apparaissent dans la section CHAMPS DE LA FACTURE CSV, car ils expliquent les données requises pour chaque facture.

Configurez votre application

Utilisez le modèle de facture CSV comme guide pour générer de nouvelles factures à partir de votre application de traitement des commandes, de comptabilité ou de facturation. Ce modèle est personnalisé pour chaque organisation d'achat : n'essayez pas d'en utiliser un seul pour différents clients.

Vérifiez que votre application vous permet d'exporter les données de facturation au format CSV. Elle doit vous laisser maître des données qui seront exportées et de leur ordre. La plupart des applications prennent en charge l'exportation des données, que ce soit manuellement ou par programmation.

Si votre application ne prend pas en charge l'exportation des données CSV, vous devrez la modifier, ce qui pourra vous contraindre à embaucher un consultant. Si vous vous engagez dans cette voie, vous voudrez remettre au consultant le modèle CSV, toutes les instructions de votre client sur la facturation au format CSV, ainsi qu'un identifiant de connexion pour le compte Ariba Network de votre société. Ce consultant devra utiliser votre compte pour tester le processus de facturation au format CSV.

Téléchargez la facture CSV

Une fois que votre application a généré la facture CSV, téléchargez-la dans votre compte Ariba Network pour envoyer des factures :

1. Cliquez sur Documents > Créer une facture CSV dans la partie supérieure droite de la page d'accueil.
   
2. Choisissez le nom du client, recherchez le fichier et cliquez sur Importer une facture CSV.

Ariba Network télécharge le fichier, le valide, génère des factures et envoie ces dernières au client.

Une fois que vous avez téléchargé vos factures sur Ariba Network, elles apparaissent comme si vous les aviez saisies en ligne. Elles s'affichent dans Boîte d'envoi > Factures et possèdent les mêmes statuts que les autres factures.

Meilleures pratiques

Au moment de prévoir comment utiliser la facturation au format CSV, pensez à suivre les meilleures pratiques que nous avons apprises.

• Ariba ne recommande pas de saisir les factures dans le modèle CSV ; utilisez plutôt la fonction d'exportation de votre application ou générez le fichier à l'aide d'un programme. N'utilisez pas Microsoft Excel car cela supprime les zéros non significatifs, ajoute des virgules et peut corrompre vos données de facturation.
  
• Veillez à lire la section CHAMPS DE LA FACTURE CSV de votre compte et toutes les instructions relatives à la facturation en format CSV proposées par votre client. Ces instructions ont une valeur inestimable, car chaque organisation d'achat a son propre format de facturation en CSV. De plus, ne modifiez pas les trois premières lignes du fichier de la facture CSV, car elles sont nécessaires pour interpréter les données.
  
• Prévoyez plusieurs jours consacrés à la mise en route pour découvrir le format des factures CSV propre à votre client et pour déboguer votre processus. Plusieurs essais seront nécessaires pour formater le fichier CSV correctement. Lorsque vous téléchargez un fichier, Ariba Network effectue une validation sommaire du format. Ensuite, il effectue une validation détaillée par rapport aux règles de facturation de votre client. Si l'une de ces étapes de validation échoue, Ariba Network affiche alors le statut d'acheminement « Échec » dans la page Factures de votre boîte d'envoi en ligne.
  
• Ariba Network garde une trace des factures qui ont été téléchargées avec succès et émet des messages d'erreur si vous essayez de les télécharger à nouveau. Votre application doit marquer en interne les bons de commande ou les articles de ligne qui ont été facturés, afin qu'elle ne tente pas de générer des factures en double.
  
• Le nombre maximum de lignes par facture CSV est de 2999 et la taille maximale d'un fichier est de 1 Mo.

Pour plus d'informations sur le téléchargement du modèle de facture CSV, voir "Où puis-je trouver le modèle de facture CSV de mon client ?".