Jos saat joka kuukausi useita Ariba Network -ostotilauksia, olet kadehdittavassa asemassa! 

Saatat kuitenkin kammoksua laskutuksesta aiheutuvaa työmäärää. 

Seuraat, mitkä ostotilaukset ja rivinimikkeet on lähetetty tilaustenkäsittelyjärjestelmääsi, joten suoritat pitkiä laskutusistuntoja.

Tämä on paikka, jossa sinulla on avoimia ikkunoita laskutussovellukseen ja Ariba Network -tiliin. Haet ostotilauksen laskutussovelluksestasi ja luot ostotilauksen pohjalta laskun Ariba Network -tililläsi. Sitten toistat saman.

On olemassa parempi tapa!

Jos asiakkaasi tukee CSV-laskutusta, voit luoda laskuja automaattisesti laskutussovelluksestasi. CSV tarkoittaa ”pilkulla erotetut arvot”; se on tiedostomuoto, jota sovellukset käyttävät tietojen vaihtoon. 

Asiakkaasi luo CSV-laskumallin ja asettaa sen saataville, jotta voit ladata sen. Sinä käytät laskutussovellustasi lisätäksesi malliin laskun tiedot, lataat sen tilillesi ja valmista tuli! Lähetit juuri nipun laskuja.

Mitä tähän tarvitaan?

Tarkista ensin, tukeeko asiakkaasi CSV-laskutusta:

1. Kirjaudu Ariba Network -tilillesi osoitteessa https://supplier.ariba.com.
2. Napsauta nimikirjaimiasi sovelluksen oikeassa yläkulmassa ja valitse Asetukset ja sitten Asiakassuhteet.
3. Napsauta asiakkaan nimeä Asiakassuhteet-sivun Nykyinen-taulussa.
4. Vieritä alas ja hae CSV-LASKUKENTÄT-osio ja CSV-laskumalli.

Jos malli ei ole käytettävissä, asiakkaasi ei tue CSV-laskutusta. Ehkä haluat ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja pyytää kyseistä ominaisuutta.

Jos asiakkaasi tukee CSV-laskutusta, lataa malli ja tallenna se tietokoneellesi.  Kannattaa ehkä tulostaa kopio kentän nimistä ja kuvauksista, jotka näkyvät CSV-LASKUKENTÄT-osiossa, koska niissä selitetään kutakin laskua varten tarvittavat tiedot.

Konfiguroi sovelluksesi

Luo CSV-laskumallin avulla uusia laskuja tilaustenkäsittely-, taloushallinto- tai laskutussovelluksestasi. Tämä malli mukautetaan kunkin ostavan organisaation mukaan; älä yritä käyttää yhtä mallia eri asiakkaiden laskuihin.

Tarkista, voitko viedä käyttämästäsi sovelluksesta laskutietoja CSV-muodossa. Sovelluksen täytyy antaa sinun ohjata, mitä tietoja viedään, ja päättää kyseisten tietojen järjestyksen. Useimmat sovellukset tukevat tietojen vientiä; joko ohjelma tekee sen tai tämä voidaan suorittaa manuaalisesti.

Jos sovelluksesi ei tue CSV-tietojen vientiä, sinun täytyy muuntaa sitä. Saatat tarvita tähän konsultin apua. Jos käytät konsulttia, sinun on annettava tälle CSV-malli ja CSV-laskutuksesta asiakkaasi mahdollisesti antamat ohjeet sekä kirjautumistunnuksesi yrityksesi Ariba Network -tilille. Konsultin pitää käyttää tiliäsi CSV-laskutusprosessin testaamiseen.

Lataa CSV-laskutiedosto

Sen jälkeen kun sovelluksesi on luonut CSV-laskutiedoston, lataa se Ariba Network tillillesi laskujen lähettämistä varten:

1. Napsauta Asiakirjat> Luo CSV-lasku aloitussivun oikeasta yläkulmasta.
   
2. Valitse asiakkaan nimi, selaa löytääksesi tiedoston ja napsauta Tuo CSV-lasku.

Ariba Network lataa tiedoston, validoi sen, luo laskuja ja lähettää laskut asiakkaalle.

Kun olet ladannut laskuja Ariba Networkiin, ne näkyvät samalla tavalla kuin jos olisit syöttänyt ne online-tilassa. Ne näkyvät kohdassa Lähtevät> Laskut, ja niillä on sama tila kuin muilla laskuilla.

Parhaat käytännöt

Kun suunnittelet CSV-laskutuksen käyttöä, harkitse seuraavia parhaita käytäntöjä, jotka olemme oppineet.

• Ariba ei suosittele laskujen syöttämistä CSV-malliin manuaalisesti; käytä sen sijaan sovelluksesi vientitoimintoa tai anna ohjelman luoda tiedosto. Älä käytä Exceliä, koska se poistaa etunollat, lisää pilkkuja ja saattaa vioittaa laskutietojasi.
  
• Muista lukea tilisi CSV-LASKUKENTÄT-osio ja kaikki asiakkaasi saataville asettamat CSV-laskutusta koskevat ohjeet. Nämä ohjeet ovat erittäin arvokkaita, koska jokaisella ostavalla organisaatiolla on oma CSV-laskutusmuotonsa. Älä muokkaa CSV-laskutiedoston kolmea ensimmäistä riviä, koska niitä tarvitaan tietojen tulkitsemiseen.
  
• Varaa käyttöönottoon muutama päivä, jotta oppisit tuntemaan asiakkaasi CSV-laskumuodon ja ehtisit korjata prosessisi virheet. CSV-tiedoston oikean muodon löytäminen vaatii muutaman yrityksen. Kun lataat tiedoston, Ariba Network suorittaa tiedostomuodon perusvalidoinnin. Sitten se suorittaa yksityiskohtaisen validoinnin asiakkaasi laskutussääntöjen suhteen. Jos jompikumpi validointivaihe epäonnistuu, Ariba Network näyttää Reitityksen tila "Epäonnistunut” online-tilan Lähtevät-kansiosi Laskut-sivulla.
  
• Ariba Network seuraa, minkä laskujen lataus on onnistunut ja se luo virheilmoituksia, jos yrität ladata ne uudelleen. Sovelluksesi täytyy merkitä sisäistä käyttöä varten ostotilaukset ja rivinimikkeet, jotka on jo laskutettu, jottei se yrittäisi luoda laskuista kaksoiskappaleita.
  
• CSV-laskutiedoston maksimirivimäärä on 2999 ja suurin sallittu tiedostokoko on 1 MB.

Lue lisätietoja CSV-laskumallin lataamisesta kohdasta "Mistä löydän asiakkaani CSV-laskumallin?".