Si recibe muchos pedidos de compra de Ariba Network cada mes, ¡su situación es envidiable! 

Sin embargo, el trabajo de facturarlos todos puede ser terrible. 

Tiene que controlar qué pedidos de compra y artículos en línea se han expedido en su sistema de gestión de pedidos y la facturación se prolonga a base de procesos manuales muy repetitivos.

Necesita tener abiertas las ventanas de su aplicación de facturación y la de su cuenta de Ariba. Busca un pedido de compra en su aplicación de facturación, realiza una tarea repetitiva y crea una factura para la PO en su cuenta de Ariba Network. A continuación, vuelve a hacer lo mismo.

¡Hay una manera mejor!

Si su cliente admite la facturación CSV, puede crear facturas automáticamente desde su aplicación de facturación. CSV significa "valores separados por comas", un formato de archivo que las aplicaciones utilizan para el intercambio de datos. 

El cliente prepara una plantilla de factura CSV y la pone a su disposición para que la descargue. Utiliza su aplicación de facturación para agregar los datos a la factura, subirla a su cuenta y ¡ya está! Acaba de enviar un montón de facturas.

¿Qué implica todo esto?

En primer lugar, compruebe si su cliente admite la facturación CSV:

1. Inicie sesión en su cuenta de Ariba Network en https://supplier.ariba.com.
2. En la esquina superior derecha de la aplicación, haga clic en sus iniciales>Configuración y seleccione Relaciones de cliente.
3. En la tabla Actual de la página Relaciones con el cliente, haga clic sobre el nombre del cliente.
4. Desplácese hacia abajo hasta la sección CAMPOS DE FACTURA CSV y la Plantilla de factura CSV.

Si la plantilla no está disponible, su cliente no admite la facturación CSV. Considere la posibilidad de ponerse en contacto con el cliente para solicitar esta característica.

Si el cliente admite la facturación CSV, descargue la plantilla y guárdela en su máquina.  Se recomienda imprimir una copia de los nombres de campo y las descripciones que aparecen en la sección CAMPOS DE FACTURA CSV, porque explican los datos que necesita cada factura.

Configure su aplicación

Utilice la plantilla de factura CSV como guía para generar facturas nuevas desde su aplicación de procesamiento de pedidos, contabilidad o facturación. Esta plantilla se personaliza para cada organización de compras; no intente utilizar una sola para todos los distintos clientes.

Compruebe si su aplicación permite exportar datos de facturas en formato CSV. Debe permitirle controlar qué datos se exportan y en qué orden. La mayoría de aplicaciones admiten la exportación de datos, ya sea manualmente o mediante programación.

Si la aplicación no admite la exportación de datos CSV, deberá modificarla, para lo cual tal vez necesite contratar a un consultor. Si elige esta opción, deberá entregar al consultor la plantilla CSV, las instrucciones de facturación CSV de su cliente y un ID de inicio de sesión de cuenta en Ariba Network. El consultor tendrá que utilizar su cuenta para probar el proceso de facturación CSV.

Cargue el archivo de factura CSV

Cuando la aplicación haya generado el archivo de factura CSV, cárguelo en su cuenta de Ariba Network para enviar facturas:

1. Haga clic en Documentos > Crear factura CSV en la parte superior derecha de la página de inicio.
   
2. Elija el nombre de cliente, navegue hasta el archivo y haga clic en Importar factura CSV.

Ariba Network carga el archivo, lo valida, genera facturas y las envía al cliente.

Una vez cargadas en Ariba Network, estas aparecen como si se hubieran introducido en línea. Se visualizan en Bandeja de salida> Facturas en línea y tienen los mismos estados que las otras facturas.

Prácticas recomendadas

Cuando planifique cómo utilizar la facturación CSV, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas.

• Ariba no recomienda introducir manualmente las facturas en la plantilla CSV; en su lugar, utilice la función de exportación de su aplicación o genere el archivo mediante programación. No utilice Excel porque elimina los ceros iniciales, agrega comas y puede corromper los datos de la factura.
  
• Asegúrese de leer la sección CAMPOS DE FACTURA CSV de su cuenta y todas las instrucciones de facturación CSV que el cliente ponga a su disposición. Estas instrucciones son muy valiosas, puesto que cada organización de compras tiene su propio formato de facturación CSV. No modifique tampoco las tres primeras líneas del archivo de factura CSV, porque se necesitan para interpretar los datos.
  
• Dedique unos días a familiarizarse con el formato de factura CSV específico de su cliente y para perfeccionar el proceso. Seguramente deberá realizar varios intentos para formatear el archivo CSV correctamente. Al cargar un archivo, Ariba Network realiza una validación básica del formato. A continuación, efectúa una validación detallada en base a las  reglas de facturación de su cliente. Si alguno de estos pasos de validación falla, entonces Ariba Network muestra Estado de enrutamiento "Fallido" en la página Facturas de la Bandeja de salida en línea.
  
• Ariba Network realiza un seguimiento de las facturas que se han cargado satisfactoriamente y emite errores si trata de cargarlas de nuevo Su aplicación debe marcar internamente los pedidos de compra o artículos en línea que se han facturado para que no intente generar facturas duplicadas.
  
• El número máximo de líneas por archivo de factura CSV es de 2999 y el tamaño de archivo máximo es de 1 MB.

Para obtener más información sobre la descarga de la plantilla de la factura CSV, consulte "¿Dónde encuentro la plantilla de factura CSV de mi cliente?".