Αν λαμβάνετε πολλές εντολές αγοράς στο Ariba Network κάθε μήνα, είστε τυχεροί! 

Ωστόσο, μπορεί η διαδικασία τιμολόγησης να σας τρομάζει. 

Παρακολουθείτε ποια POs και ποιες αναλυτικές γραμμές στάλθηκαν στο σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών, επομένως εκτελείτε μεγάλες συνόδους τιμολόγησης στο «swivel net».

Εκεί έχετε ανοιχτά παράθυρα για την εφαρμογή τιμολόγησης και για τον λογαριασμό Ariba Network. Αναζητάτε ένα ΡΟ στην εφαρμογή τιμολόγησης, swivel και δημιουργείτε ένα τιμολόγιο ΡΟ στον λογαριασμό Ariba Network. Επειτα επαναλαμβάνετε.

Αυτός είναι καλύτερος τρόπος!

Αν ο πελάτης σας υποστηρίζει την τιμολόγηση CSV, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα τα τιμολόγια από την εφαρμογή τιμολόγησης. Το CSV σημείναι τιμές που διαχωρίζονται με κόμμα, και είναι μία μορφή αρχείου που χρησιμοποιούν οι εφαρμογές για την ανταλλαγή δεδομένων. 

Ο πελάτης σας δημιουργεί ένα πρότυπο τιμολογίου CSV που μπορείτε να το κατεβάσετε. Χρησιμοποιείτε την εφαρμογή τιμολόγησης για να προσθέσετε στοιχεία τιμολογίου, να το ανεβάσετε στον λογαριασμό σας και ορίστε! Μόλις στείλατε ένα σωρό τιμολόγια.

Λοιπόν τι αφορά;

Πρώτα δείτε αν ο πελάτης υποστηρίζει την τιμολόγηση CSV:

1. Συνδεθείτε με τον λογαριασμό σας στο Ariba Network μέσω της ιστοσελίδας https://supplier.ariba.com.
2. Στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής, πατήστε στα αρχικά σας>Ρυθμίσεις και επιλέξτε Πελατειακές Σχέσεις.
3. Στον τρέχοντα πίνακα στη σελίδα Πελατειακές Σχέσεις, πατήστε το όνομα πελάτη.
4. Προχωρήστε προς τα κάτω και αναζητήστε την ενότητα ΠΕΔΙΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ CSV και το Πρότυπο Τιμολόγιο CSV.

Αν το πρότυπο δεν είναι διαθέσιμο, ο πελάτης σας δεν υποστηρίζει την τιμολόγηση CSV. Μπορεί να θέλετε να επικοινωνήσετε με τον πελάτη σας για να ζητήσετε αυτήν τη λειτουργία.

Αν ο πελάτης σας υποστηρίζει την τιμολόγηση CSV, κατεβάστε το πρότυπο και αποθηκεύστε το στον υπολογιστή σας.  Μπορεί να θέλετε εκτυπώσετε ένα αντίγραφο των ονομάτων και περιγραφών πεδίου που εμφανίζονται στην ενότητα ΠΕΔΙΑ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗΣ CSV, επειδή επεξηγούν τα δεδομένα που απαιτούνται για κάθε τιμολόγιο.

Διαμορφώστε την εφαρμογή σας.

Χρησιμοποιήστε το πρότυπο Τιμολογίου CSV ως οδηγό για τη δημιουργία νέων τιμολογίων από την εφαρμογή επεξεργασίας παραγγελίας, λογιστικής ή τιμολόγησης. Αυτό το πρότυπο παραμετροποιείται για κάθε οργανισμό αγορών, μην προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο μεταξύ διαφορετικών πελατών.

Ελέγξτε να δείτε αν η εφαρμογή σας επιτρέπει να εξάγετε δεδομένα τιμολογίου με τη μορφή CSV. Πρέπει να ελέγχετε ποια δεδομένα εξάγονται και τη σειρά αυτών των δεδομένων. Οι περισσότερες εφαρμογές υποστηρίζουν δεδομένα εξαγωγής, είτε μη αυτόματα ή προγραμματιστικά.

Αν η εφαρμογή δεν υποστηρίζει την εξαγωγή δεδομένων CSV, θα πρέπει να την τροποποιήσετε, και αυτό ίσως να απαιτεί την πρόσληψη συμβούλου. Αν ακολουθείσετε αυτόν τον τρόπο, θα πρέπει να δώσετε στον σύμβουλο το πρότυπο CSV, τυχόν οδηγίες τιμολόγησης CSV του πελάτη σας, και το ID σύνδεσης για τον λογαριασμό Ariba Network της εταιρίας σας. Ο σύμβουλος θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τον λογαριασμό σας για να ελέγξει τη διαδικασία τιμολόγησης CSV.

Φόρτωση του αρχείου τιμολόγησης CSV.

Μόλις η εφαρμογή δημιουργήσει το αρχείο τιμολογίου CSV, ανεβάστε το στον λογαριασμό Ariba Network για να στείλετε τιμολόγια:

1. Πατήστε Εγγραφα> Δημιουργία Τιμολογίου CSV που βρίκεται πάνω δεξιά στην αρχική σελίδα.
   
2. Επιλέξτε το όνομα πελα΄τη, αναζητήστε το αρχείο και πατήστε Εισαγωγή Τιμολογίου CSV

To Ariba Network φορτώνει το αρχείο, το επικυρώνει, δημιουργεί τιμολόγια και στέλνει τα τιμολόγια στον πελάτη.

Μόλις ανεβάσετε τα τιμολόγια στο Ariba Network, εμφανίζονται σαν να τα καταχωρίσατε online. Εμφανίζονται στο Εξερχόμενα> Τιμολόγια και έχουν τις ίδιες καταστάσεις με άλλα τιμολόγια.

Βέλτιστες Πρακτικές

Οταν προγραμματίζετε πώς θα χρησιμοποιήσετε την τιμολόγηση CSV, λάβετε υπόψη σας τις εξής βέλτιστες πρακτικές που μάθατε.

• Το Ariba δεν συνιστά την μη αυτόματη εισαγωγή τιμολογίων στο πρότυπο CSV. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία εξαγωγής στην εφαρμογή σας ή δημιουργήστε το αρχείο προγραμματιστικά. Μην χρησιμοποιήσετε Excel επειδή διαγράφει τα αρχικά μηδενικά, προσθέτει κόμμματα και μπορεί να αλλοιώσει τα δεδομένα τιμολογίου.
  
• Βεβαιωθείτε ότι διαβάσατε την ενότητα ΠΕΔΙΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟΥ CSV στον λογαριασμό σας και τυχόν οδηγίες τιμολόγησης CSV που διαθέτει ο πελάτης σας. Αυτές οι οδηγίες είναι ανεκτίμητες επειδή κάθε οργανισμός αγοράς έχει τη δική του μορφή τιμολόγησης CSV. Επίσης, μην τροποποιήσετε τις πρώτες τρεις γραμμές του αρχείου τιμολογίου CSV, επειδή είναι απαραίτητες για την ερμηνεία των δεδομένων.
  
• Κατανέμετε μερικές ημέρες από τον χρόνο αύξησης για να μάθετε τη συγκεκριμένη μορφή τιμολογίου CSV του πελάτη και για να αποσφαλματώσετε τη διαδικασία σας. Θα χρειαστούν μερικές προσπάθειες για τη σωστή μορφοποίηση του αρχείου CSV. Μόλις φορτώσετε ένα αρχείο, το Ariba Network επκτελεί βασική επικύρωση μορφής. Επειτα εκτελεί λεπτομερή επικύρωση των κανόνων τιμολόγησης πελάτη. Αν κάποιο από αυτά τα βήματα επικύρωσης αποτύχει, τότε το Ariba Network εμφανίζει Κατάσταση Δρομολόγησης «Απέτυχε» στη σελίδα Τιμολόγια των online Εξερχομένων σας.
  
• Το Ariba Network παρακολουθεί ποια τιμολόγια φορτώθηκαν επιτυχώς και εμφανίζονται σφάλματα αν προσπαθήσετε να τα φορτώσετε πάλι. Η εφαρμογή σας πρέπει να σημειώσει εσωτερικά τα POs ή τις αναλυτικές γραμμές που τιμολογήθηκαν ώστε να προσπαθήσει να μην δημιουργήσει διπλά τιμολογια.
  
• Ο μέγιστος αριθμός γραμμών ανά αρχείο τιμολογίου CSV είναι 2999 και το μέγιστο μέγεθος αρχείου είναι 1ΜΒ.

Για περισσότερες πληροφορίες κατά τη λήψη του προτύπου τιμολογίου CSV, ανατρέξτε στο «Πού θα βρω το πρότυπο τιμολογίου CSV του πελάτη μου;».