Wenn Sie jeden Monat viele Ariba-Network-Bestellaufträge erhalten, sind Sie in einer beneidenswerten Lage. 

Aber vielleicht schreckt Sie ja der mit ihrer Abrechnung verbundene Aufwand ab. 

Da Sie in Ihrem Bestellungsverarbeitungssystem verfolgen, welche Bestellaufträge und Positionen ausgeliefert wurden, haben Sie lange Rechnungsstellungssitzungen in Ihrem „Drehnetz“.

Dort haben Sie geöffnete Fenster für Ihre Rechnungsstellungsanwendung und für Ihr Ariba-Network-Konto. Sie suchen einen Bestellauftrag in Ihrer Rechnungsstellungsanwendung, drehen sich, und erstellen eine Rechnung aus umgewandeltem Bestellauftrag in Ihrem Ariba-Network-Konto. Dann fangen Sie wieder von vorne an.

Es geht auch besser!

Wenn Ihr Kunde die CSV-Rechnungsstellung unterstützt, können Sie Rechnungen automatisch über Ihre Rechnungsstellungsanwendung erstellen. CSV bietet kommagetrennte Werte und ist ein Dateiformat, das Anwendungen für den Datenaustausch nutzen. 

Ihr Kunde stellt Ihnen eine CSV-Rechnungsvorlage zur Verfügung, die Sie herunterladen. Sie verwenden die Rechnungsstellungsanwendung, um ihr Rechnungsdetails hinzuzufügen, laden sie auf Ihr Konto herauf und voilà! Sie haben gerade ein paar Rechnungen gesendet.

Was also gehört dazu?

Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Kunde die CSV-Rechnungsstellung unterstützt:

1. Melden Sie sich an Ihrem Ariba-Network-Konto unter https://supplier.ariba.com an.
2. Klicken Sie rechts oben in der Anwendung auf Ihre Initialen > Einstellungen, und wählen Sie Kundenbeziehungen aus.
3. Klicken Sie in der Tabelle Aktuell auf der Seite Kundenbeziehungen auf den Kundennamen.
4. Führen Sie einen Bildlauf nach unten durch, und suchen Sie den Abschnitt CSV-RECHNUNGSFELDER und die CSV-Rechnungsvorlage.

Wenn die Vorlage nicht verfügbar ist, unterstützt Ihr Kunde die CSV-Rechnungsstellung nicht. Sie können sich dann mit dem Kunden in Verbindung setzen, um die Funktion anzufordern.

Wenn Ihr Kunde die CSV-Rechnungsstellung unterstützt, laden Sie die Vorlage herunter, und speichern Sie sie auf Ihrem Computer.  Es kann sinnvoll sein, eine Kopie der Feldnamen und Beschreibungen zu drucken, die im Abschnitt CSV-RECHNUNGSFELDER angezeigt werden, da sie die für jede Rechnung benötigten Daten erläutern.

Konfigurieren Sie die Anwendung

Verwenden Sie die CSV-Rechnungsvorlage als Anleitung, um neue Rechnungen über Ihre Bestellungsverarbeitungs-, Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungsanwendung zu erstellen. Diese Vorlage ist für jede Käuferorganisation angepasst; versuchen Sie also nicht, eine für mehrere Kunden zu verwenden.

Prüfen Sie, ob Ihre Anwendung den Export von Rechnungsdaten im CSV-Format zulässt. Sie muss Ihnen ermöglichen zu steuern, welche Daten in welcher Reihenfolge exportiert werden. Die meisten Anwendungen unterstützen den manuellen oder programmgesteuerten Export von Daten.

Wenn Ihre Anwendung den Export von CSV-Daten nicht unterstützt, müssen Sie sie ändern. Möglicherweise müssen Sie dann sogar einen Berater beauftragen. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, geben Sie dem Berater Ihre CSV-Vorlage, alle CSV-Rechnungsstellungsanleitungen des Kunden und eine Anmelde-ID für das Ariba-Network-Konto Ihres Unternehmens. Der Berater muss Ihre Konten verwenden, um den CSV-Rechnungsstellungsprozess zu testen.

Laden Sie die CSV-Rechnungsdatei herauf

Nachdem Ihre Anwendung die CSV-Rechnungsdatei generiert hat, laden Sie sie auf Ihr Ariba-Network-Konto herauf, um Rechnungen zu senden:

1. Klicken Sie rechts oben auf der Startseite auf Dokumente > CSV-Rechnung erstellen.
   
2. Wählen Sie den Kundennamen, suchen Sie die Datei, und klicken Sie auf CSV-Rechnung importieren.

Ariba Network lädt die Datei herauf, validiert sie, generiert Rechnungen und sendet diese Rechnungen dem Kunden.

Nachdem Sie Rechnungen zu Ariba Network heraufgeladen haben, werden sie so angezeigt, als ob Sie sie online eingegeben hätten. Sie werden in Postausgang > Rechnungen angezeigt und haben die gleichen Status wie andere Rechnungen.

Best Practices

Berücksichtigen Sie die folgenden Best Practices beim Planen der Verwendung der CSV-Rechnungsstellung.

• Ariba rät davon ab, Rechnungen manuell in die CSV-Vorlage einzugeben. Verwenden Sie stattdessen die Exportfunktion in Ihrer Anwendung, oder generieren Sie die Datei programmgesteuert. Verwenden Sie Excel nicht, da diese Anwendung führende Nullen beseitigt, Kommas hinzufügt und Ihre Rechnungsdaten verfälschen kann.
  
• Stellen Sie sicher, dass Sie den Abschnitt CSV-RECHNUNGSFELDER in Ihrem Konto und alle CSV-Rechnungsstellungsanleitungen lesen, über die Ihr Kunde verfügt. Diese Anleitungen sind von unschätzbarem Wert, da jede Käuferorganisation ihr eigenes CSV-Rechnungsstellungsformat hat. Ändern Sie außerdem nicht die ersten drei Zeilen der CSV-Rechnungsdatei, da sie für die Interpretation der Daten benötigt werden.
  
• Planen Sie einige Tage Ramp-up-Zeit ein, um das kundenspezifische CSV-Rechnungsformat Ihres Kunden kennenzulernen und Prozessfehler zu beheben. Sie werden einige Versuche unternehmen müssen, um die CSV-Datei korrekt zu formatieren. Wenn Sie eine Datei heraufladen, führt Ariba Network eine grundlegende Formatvalidierung durch. Danach wird eine ausführliche Validierung gegen die Rechnungsstellungsregeln Ihres Kunden durchgeführt. Wenn einer dieser Validierungsschritte fehlschlägt, zeigt Ariba Network Weiterleitungsstatus Fehlgeschlagen auf der Seite Rechnungen Ihres Online-Postausgangs an.
  
• Ariba Network verfolgt die Rechnungen, die Sie erfolgreich heraufgeladen haben, und gibt Fehler aus, wenn Sie versuchen, sie erneut heraufzuladen. Ihre Anwendung muss die Bestellaufträge oder Positionen intern markieren, die in Rechnung gestellt wurden, sodass sie nicht versucht, doppelte Rechnungen zu erstellen.
  
• Die maximale Anzahl von Zeilen pro CSV-Rechnungsdatei ist 2999 und die maximale Dateigröße ist 1 MB.

Weitere Informationen zum Herunterladen der CSV-Rechnungsvorlage finden Sie unter „Wo finde ich die CSV-Rechnungsvorlage meines Kunden?.