Hvis du modtager mange Ariba Network-indkøbsordrer hver måned, er du i en misundelsesværdig position! 

Det kan dog være et problem at fakturere dem. 

Du kan holde styr på sendte indkøbsordrer og varelinjer i ordrebehandlingssystemet, så du har lange faktureringssessioner, hvor du får bevæget dig lidt.

Det er der, du har vinduer åbne for faktureringsprogrammet og din Ariba Network-konto. Du søger efter en indkøbsordre i faktureringsprogrammet, bevæger dig lidt og opretter en faktura med konvertering af indkøbsordre på din Ariba Network-konto. Gentag derefter fremgangsmåden.

Der er en bedre måde!

Hvis din kunde understøtter CSV-fakturering, kan du oprette fakturaer automatisk fra faktureringsprogrammet. CSV står for kommaseparerede værdier og er et filformat, som programmer bruger til at udveksle data. 

Din kunde gør en CSV-fakturaskabelon tilgængelig for dig, som du kan downloade. Du bruger faktureringsprogrammet til at tilføje fakturaoplysninger til skabelonen, uploader den til din konto, og voila! Du har lige sendt en masse fakturaer.

Hvad nu?

Først skal du undersøge, om din kunde understøtter CSV-fakturering:

1. Log på din Ariba Network-konto hos https://supplier.ariba.com.
2. Øverst til højre i applikationen skal du klikke på dine initialer > Indstillinger og vælge Kunderelationer.
3. Klik på kundens navn i tabellen Aktuel på siden Kundeforhold.
4. Rul ned, og find afsnittet FELTER TIL CSV-FAKTURA og CSV-fakturaskabelonen.

Hvis skabelonen ikke er tilgængelig, understøtter din kunde ikke CSV-fakturering. Det er en god idé at kontakte kunden for at anmode om denne funktion.

Hvis kunden understøtter CSV-fakturering, skal du downloade skabelonen og gemme den på din computer.  Det er en god idé at udskrive en kopi af de feltnavne og -beskrivelser, der vises i afsnittet FELTER TIL CSV-FAKTURA, da dette forklarer de data, der kræves for hver faktura.

Konfigurer dit program

Brug CVS-fakturaskabelonen som en guide til at generere nye fakturaer fra dit ordrebehandlings-, regnskabs- eller faktureringsprogram. Denne skabelon tilpasses for hver indkøbsorganisation, så du ikke skal bruge den samme skabelon til flere kunder.

Undersøg, om programmet giver dig mulighed for at eksportere fakturadata i CSV-format. Det skal give dig kontrol over, hvilke data der eksporteres, og rækkefølgen af disse data. De fleste programmer understøtter eksport af data, enten manuelt eller programmeringsmæssigt.

Hvis programmet ikke understøtter eksport af CSV-data, skal du ændre det. Til det formål skal du muligvis ansætte en konsulent. Hvis du vælger denne løsning, skal du give konsulenten CSV-skabelonen, eventuelle CSV-faktureringsinstruktioner fra kunden og et logon-id for din virksomheds Ariba Network-konto. Konsulenten skal bruge din konto til at teste CSV-faktureringsprocessen.

Upload CSV-fakturafilen

Når programmet har genereret CSV-fakturafilen, skal du uploade den til din Ariba Network-konto for at sende fakturaer:

1. Klik på Dokumenter > Opret CSV-faktura øverst til højre på startsiden.
   
2. Vælg et kundenavn, søg efter filen med Gennemse, og klik på Importér CSV-faktura.

Ariba Network uploader filen, validerer den, genererer fakturaer og sender disse fakturaer til kunden.

Når du har uploadet fakturaer til Ariba Network, vises de som hvis du har indtastet dem online. De vises i Udbakke > Fakturaer, og de har samme status som andre fakturaer.

Bedste fremgangsmåder

Når du planlægger, hvordan du skal bruge CSV-fakturering, skal du overveje at følge de bedste fremgangsmåder.

• Ariba anbefaler ikke, at du indtaster fakturaer i CSV-skabelonen manuelt. Du skal i stedet bruge eksportfunktionen i programmet eller generere filen programmeringsmæssigt. Undlad at bruge Excel, da dette program fjerner foranstillede nuller, tilføjer kommaer og kan beskadige fakturadata.
  
• Sørg for at læse afsnittet FELTER TIL CSV-FAKTURA på din konto og eventuelle CSV-faktureringsinstruktioner fra kunden. Disse instruktioner er uvurderlige, da hver indkøbsorganisation har sit eget CSV-faktureringsformat. Du skal også undlade at ændre de tre første linjer i CSV-fakturafilen, da de er nødvendige for at fortolke dataene.
  
• Regn med et par dages tilvænning til kundens specifikke CSV-fakturaformat for at gøre processen nemmere. Det vil kræve mere end ét forsøg at formatere CSV-filen korrekt. Når du uploader en fil, udfører Ariba Network grundlæggende formatvalidering. Derefter udføres detaljeret validering mod kundens faktureringsregler. Hvis disse valideringstrin ikke kan udføres, viser Ariba Network Routingstatus som "Mislykket" på siden Fakturaer i din udbakke online.
  
• Ariba Network holder styr på, hvilke fakturaer der er uploadet, og det viser fejl, hvis du prøver at uploade dem igen. Dit program skal internt markere indkøbsordrer eller varelinjer, der er faktureret, så det ikke forsøger at generere dobbelte fakturaer.
  
• Det maksimale antal linjer pr CSV-fakturafil er 2.999, og den maksimale filstørrelse er 1 MB.

Se "Hvor finder jeg min kundes CSV-fakturaskabelon?" for at få flere oplysninger om at downloade CSV-fakturaskabelonen.