Pokud každý měsíc dostáváte v Ariba Network mnoho objednávek, jste v záviděníhodné pozici! 

Může Vám ale dělat starosti práce na jejich fakturaci. 

Objednávky a položky, které byly odeslány, sledujete ve svém systému zpracování objednávek, takže fakturace jako na „houpací síti“ zabírá hodně času.

Máte otevřené okno s fakturační aplikací a další s účtem Ariba Network. Ve fakturační aplikaci najdete objednávku, přepnete do okna s účtem Ariba Network a tam vytvoříte fakturu z objednávky. A znova.

Existuje lepší způsob!

Pokud Váš zákazník podporuje fakturaci v CSV, můžete z fakturační aplikace vytvářet faktury automaticky. CSV označuje hodnoty oddělené čárkou (comma-separated values), což je formát souboru používaný k výměně dat mezi aplikacemi. 

Zákazník Vám poskytne šablony faktur v CSV, které si můžete stáhnout. Ve fakturační aplikaci do šablony přidáte detaily faktury, uploadujete fakturu na svůj účet a je to! Odeslali jste několik faktur.

Co tedy potřebujete?

Nejprve zjistěte, zda Váš zákazník podporuje fakturaci v CSV:

1. Přihlaste se k účtu Ariba Network na stránce https://supplier.ariba.com.
2. V pravém horním rohu aplikace klikněte na své iniciály>Nastavení a vyberte Vztahy se zákazníky.
3. V tabulce Aktuální na stránce Vztahy se zákazníky klikněte na název/jméno zákazníka.
4. Přejděte dolů a vyhledejte části POLE FAKTURY CSV a Šablona faktury CSV.

Pokud není faktura k dispozici, zákazník fakturaci CSV nepodporuje. Můžete se obrátit na zákazníka a požádat ho, aby funkci zavedl.

Pokud zákazník fakturaci v CSV podporuje, stáhněte si šablonu a uložte si ji do počítače.  Můžete si vytisknout názvy a popisy polí, které jsou v části POLE FAKTURY CSV, protože jsou v nich vysvětlená data povinná pro jednotlivé faktury.

Nakonfigurujte aplikaci

Použijte šablonu faktury CSV jako vodítko pro generování nových faktur z aplikace pro zpracování zakázek, účetnictví nebo fakturaci. Šablona je přizpůsobená pro jednotlivé nákupní organizace. Nezkoušejte ji použít pro jiné zákazníky.

Zkontrolujte, zda Vaše aplikace umožňuje export dat faktury ve formátu CSV. Aplikace musí umožňovat nastavení, která data se exportují a v jakém pořadí. Většina aplikací podporuje export dat, manuální nebo naprogramovaný.

Pokud aplikace nepodporuje export dat do CSV, musíte ji upravit, což může vyžadovat externího konzultanta. Pokud se vydáte touto cestou, bude konzultant od Vás pravděpodobně potřebovat šablonu CSV, pokyny od zákazníka k fakturaci v CSV a přihlašovací ID k účtu Ariba Network Vaší společnosti. Konzultant bude k testování procesu fakturace v CSV použít Váš účet.

Uploadujte soubor faktury v CSV

Když aplikace vygeneruje soubor faktury v CSV, uploadujte ho do účtu Ariba Network, abyste mohli odesílat faktury:

1. V pravém horním rohu domovské stránky klikněte na Dokumenty > Vytvořit fakturu CSV.
   
2. Zvolte název/jméno zákazníka, procházením vyberte soubor a klikněte na možnost Importovat fakturu ve formátu CSV.

Ariba Network uploaduje soubor, ověří ho, vygeneruje faktury a odešle je zákazníkovi.

Faktury se po uploadu do Ariba Network zobrazí, jako byste je zadali online. Zobrazí se v možnosti Odeslaná pošta > Faktury a budou mít stejné statusy jako ostatní faktury.

Doporučené postupy

Až budete plánovat, jak používat fakturaci v CSV, zvažte následující doporučené postupy, které jsme vyzkoušeli.

• Ariba nedoporučuje, abyste manuálně zadávali faktury do šablony CSV. Raději použijte funkci exportu v aplikaci nebo soubor vygenerujte programováním. Nepoužívejte Excel, protože ten odebírá počáteční nuly, přidává čárky a může data faktury poškodit.
  
• Nezapomeňte si přečíst část POLE FAKTURY CSV na svém účtu a všechny pokyny k fakturaci v CSV od zákazníka. Tyto pokyny jsou neocenitelné, protože jednotlivé nákupní organizace mají vlastní formát faktur v CSV. Také nikdy neměňte první tři řádky souboru CSV faktury, protože ty jsou pro interpretaci dat nutné.
  
• Nechte si několik dní na dobu náběhu, abyste se seznámili s konkrétním formátem faktury CSV zákazníka a odladili celý proces. Ke správnému formátování souboru CSV můžete potřebovat několik pokusů. Ariba Network provede základní ověření formátu souboru, který uploadujete. Potom provede detailní ověření pravidel fakturace Vašeho zákazníka. Pokud je některý z kroků ověření neúspěšný, Ariba Network zobrazí na stránce Faktury v online Doručené poště Status směrování „Neúspěšné“.
  
• Ariba Network sleduje, které faktury byly úspěšně uploadované, a pokud se je pokusíte uploadovat znovu, vygeneruje chybu. Vaše aplikace musí interně označit fakturované objednávky nebo položky, aby se nepokoušela vygenerovat duplicitní faktury.
  
• Maximální počet řádek souboru faktury v CSV je 2999 a maximální velikost souboru je 1 MB.

Další informace o stahování šablon faktury v CSV najdete v článku „Kde mohu najít šablonu faktury CSV svého zákazníka?“.