Ако получавате много поръчки за доставки в Ariba Network всеки месец, вие сте за завиждане! 

Но работата по фактурирането им може би ви ужасява. 

Следите кои ПД и единични позиции са изпратени във вашата система за обработка на поръчки и така изпълнявате дълги сесии на фактуриране, като постоянно превключвате между приложенията.

При този процес имате отворени прозорци за приложението за фактуриране и за акаунта ви в Ariba Network. Търсите ПД във вашето приложение за фактуриране, превключвате прозорците на приложенията и създавате фактура от ПД във вашия акаунт в Ariba Network. След това повтаряте.

Има по-добър начин за това!

Ако вашият клиент поддържа CSV фактуриране, можете да създавате фактури автоматично от вашето приложение за фактуриране. CSV означава “стойности, разделени със запетаи” и е файлов формат, използван от приложенията за обмен на данни. 

Вашият клиент изготвя шаблон за CSV фактури, който можете да изтеглите. Използвате приложението за фактуриране, за да добавите данни за фактурата, да качите шаблона в своя акаунт и готово! Вече изпратихте цял куп фактури.

И така, какво е необходимо?

Първо вижте дали клиентът ви поддържа CSV фактуриране:

1. Влезте в своя акаунт в Ariba Network на адрес https://supplier.ariba.com.
2. В горния десен ъгъл на приложението кликнете върху своите инициали>Настройки и изберете Отношения с клиенти.
3. В текущата таблица на страницата Отношения с клиенти кликнете върху името на клиента.
4. Скролирайте надолу и потърсете раздела ПОЛЕТА НА CSV ФАКТУРА и Шаблон за CSV фактура.

Ако няма наличен шаблон, значи вашият клиент не поддържа CSV фактуриране. Може да решите да се свържете с клиента си, за да заявите тази функция.

Ако вашият клиент поддържа CSV фактуриране, изтеглете шаблона и го запазете на компютъра.  Ако желаете, може да отпечатате копие на имената и описанията на полетата, които се появяват в раздела ПОЛЕТА НА CSV ФАКТУРА, защото те обясняват необходимите данни за всяка фактура.

Конфигурирайте приложението си

Използвайте шаблона за CSV фактури като ръководство за генерирането на нови фактури от вашето приложение за обработка на поръчки, осчетоводяване или фактуриране. Този шаблон се персонализира за всяка една организация купувач, затова не се опитвайте да го използвате за различните клиенти.

Проверете дали вашето приложение позволява да експортирате данни за фактури в CSV формат. То трябва да ви дава контрол над това, какви данни се експортират и техния ред. Повечето приложения поддържат експортирането на данни - ръчно или автоматично.

Ако вашето приложение не поддържа експортиране на CSV данни, ще трябва да го промените, което може да наложи наемането на консултант. Ако решите да направите това, ще трябва да предоставите на консултанта CSV шаблона, евентуалните инструкции от клиента ви за CSV фактуриране и ИД за вход за вашия фирмен акаунт в Ariba Network. Консултантът ще трябва да използва акаунта ви, за да тества процеса по CSV фактуриране.

Качете файла със CSV фактурата

След като вашето приложение генерира файла със CSV фактурата, качете го във вашия акаунт в Ariba Network, за да изпратите фактури:

1. Кликнете върху Документи> Създаване на CSV фактура в горния десен ъгъл на началната страница.
   
2. Изберете името на клиента, потърсете файла и кликнете върху Импортиране на CSV фактура.

Ariba Network качва файла, проверява го, генерира фактури и ги изпраща на клиента.

След като качите фактури в Ariba Network, те се показват като въведени от вас онлайн. Те са показани в Изходяща поща> Фактури и имат същите статуси като други фактури.

Добри практики

Когато планирате как да използвате CSV фактуриране, имайте предвид добрите практики, които сме научили.

• Ariba не препоръчва ръчното въвеждане на фактури в CSV шаблона; вместо това използвайте функцията за експортиране във вашето приложение или генерирайте файла чрез програма. Не използвайте Excel, защото премахва водещите нули, добавя запетаи и може да повреди данните за вашите фактури.
  
• Непременно прочетете раздела ПОЛЕТА НА CSV ФАКТУРА във вашия акаунт и всички инструкции за CSV фактуриране, с които вашият клиент разполага. Тези инструкции са много ценни, тъй като всяка организация купувач има свой собствен формат за CSV фактуриране. Освен това, не променяйте първите три реда на файла със CSV фактурата, защото те са необходими за интерпретирането на данните.
  
• Отделете няколко дена за предварително разучаване на конкретния формат за CSV фактури на вашия клиент и за отстраняване на бъгове и проблеми във вашия процес. Правилното форматиране на CSV файла ще изисква няколко опита. Когато качите файл, Ariba Network изпълнява базова проверка на формата. След това изпълнява подробна проверка спрямо правилата за фактуриране на клиента ви. Ако някоя от тези стъпки на проверка е неуспешна, Ariba Network показва статус на маршрутизация "Неуспешна" на страницата Фактури във вашата онлайн Изходяща поща.
  
• Ariba Network проследява кои фактури са качени успешно и извежда съобщения за грешка, ако се опитате да ги качите отново. Нужно е вашето приложение да маркира вътрешно поръчките за доставка или единичните позиции, които са фактурирани, за да избегне опитите за генериране на дублирани фактури.
  
• Максималният брой редове за файл на CSV фактура е 2999, а максималният размер на файл е 1 MB.

За повече информация за изтеглянето на шаблона на CSV фактура, вижте "Къде да намеря шаблона за CSV фактура на моя клиент?".