إذا تلقيت العديد من أوامر شراء Ariba Network كل شهر، فأنت في وضع يحسد عليه! 

ومع ذلك، قد تحلم بعمل الفوترة لهم. 

يمكنك تتبع أوامر الشراء والبنود التي تم شحنها في نظام معالجة الأوامر الخاص بك، بحيث يمكنك إجراء جلسات تحرير فواتير طويلة على "شبكة التمرير الخاصة بك."

حيث يكون لديك نافذة مفتوحة لتطبيق تحرير الفواتير الخاص بك ونافذة مفتوحة لحساب Ariba Network الخاص بك. يمكنك البحث عن أمر شراء في تطبيق تحرير الفواتير الخاص بك وتمرير كرسيك وإنشاء فاتورة تحويل أمر شراء في حساب Ariba Network الخاص بك. ثم كرر ذلك.

هناك طريقة أفضل!

إذا كان عميلك يدعم تحرير الفواتير بتنسيق CSV، فيمكنك إنشاء الفواتير تلقائيًا من تطبيق تحرير الفواتير الخاص بك. يرمز CSV إلى القيم المفصولة بفواصل، وهو تنسيق ملف تستخدمه التطبيقات لتبادل البيانات. 

يجعل عميلك قالب فاتورة CSV متوفرًا لك لتنزيله. يمكنك استخدام تطبيق تحرير الفواتير الخاص بك لإضافة تفاصيل الفاتورة إليه وتحميله إلى حسابك وvoila! لقد أرسلت مجموعة من الفواتير للتو.

إذًا، ما المشكلة؟

تعرف أولاً على ما إذا كان عميلك يدعم تحرير الفواتير بتنسيق CSV أم لا:

1. قم بتسجيل الدخول إلى حسابك على Ariba Network على https://supplier.ariba.com.
2. في الزاوية العلوية اليسرى من التطبيق، انقر فوق الأحرف الأولى الخاصة بك > الإعدادات وحدد  علاقات العملاء.
3. في الجدول الحالي في صفحة علاقات العملاء ، انقر فوق اسم العميل.
4. مرر لأسفل وابحث عن قسم CSV INVOICE FIELDS وقالب فاتورة CSV.

إذا لم يكن القالب متوفرًا، فلن يدعم عميلك تحرير فواتير CSV. قد تريد الاتصال بالعميل لطلب هذه الميزة.

إذا كان عميلك يدعم تحرير فواتير CSV، فقم بتنزيل القالب وحفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.  قد تريد طباعة نسخة من أسماء الحقول وأوصافها التي تظهر في القسم CSV INVOICE FIELDS، لأنها توضح البيانات المطلوبة لكل فاتورة.

تكوين تطبيقك

استخدم قالب فاتورة CSV كدليل لإنشاء فواتير جديدة من تطبيق معالجة الأمر أو المحاسبة أو تحرير الفواتير لديك. تم تخصيص هذا القالب لكل منظمة شراء؛ لا تحاول استخدام واحد بين العملاء المختلفين.

تحقق لمعرفة ما إذا كان تطبيقك يسمح لك بتصدير بيانات الفاتورة بتنسيق CSV. ويجب أن يمنحك التحكم فيما يتم تصديره من بيانات وترتيب تلك البيانات. تدعم معظم التطبيقات تصدير البيانات، إما يدويًا أو برمجيًا.

إذا كان تطبيقك لا يدعم تصدير بيانات CSV، فستحتاج إلى تعديلها، مما قد يتطلب منك توظيف مستشار. إذا انتقلت إلى هذا المسار، فستريد منح الاستشاري قالب CSV وأي إرشادات تحرير فواتير بتنسيق CSV من عميلك ومعرف تسجيل دخول لحساب Ariba Network الخاص بشركتك. سيحتاج الاستشاري إلى استخدام حسابك لاختبار عملية تحرير فواتير CSV.

تحميل ملف فاتورة CSV

بعد أن يقوم التطبيق الخاص بك بإنشاء ملف الفاتورة بتنسيق CSV، قم بتحميله إلى حساب Ariba Network الخاص بك لإرسال الفواتير:

1. انقر فوق المستندات> إنشاء فاتورة CSV في أعلى يسار الصفحة الرئيسية.
   
2. اختر اسم العميل، وقم باستعراض الملف، وانقر فوق استيراد فاتورة CSV.

وتقوم Ariba Network بتحميل الملف والتحقق من صحته وإنشاء فواتير وإرسالها إلى العميل.

بعد تحميل الفواتير إلى Ariba Network، تظهر كما لو قمت بإدخالها عبر الإنترنت. ويتم عرضها في صندوق الصادر> الفواتير وهي بنفس حالات الفواتير الأخرى.

أفضل الممارسات

عند التخطيط لكيفية استخدام تحرير فواتير CSV، ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية التي تعلمناها.

• لا توصي Ariba بإدخال الفواتير يدويًا في قالب CSV؛ وبدلاً من ذلك، استخدم وظيفة التصدير في تطبيقك أو قم بإنشاء الملف برمجيًا. لا تستخدم Excel لأنه يزيل الأصفار البادئة ويضيف فاصلات ويمكن أن يؤدي إلى تلف بيانات فاتورتك.
  
• تأكد من قراءة القسم CSV INVOICE FIELDS في حسابك وأي إرشادات تحرير فواتير بتنسيق CSV لدى عميلك متوفرة. هذه الإرشادات لا تقدر بثمن، لأن كل مؤسسة شراء لها تنسيق تحرير فواتير CSV الخاص بها. لا تقم أيضًا بتعديل السطور الثلاثة الأولى من ملف فاتورة CSV لأنها مطلوبة لتفسير البيانات.
  
• خصص بضعة أيام من وقت الفترة التجريبية لمعرفة تنسيق فاتورة CSV الخاصة بعميلك ولتصحيح عمليتك. سيستغرق تنسيق ملف CSV بعض المحاولات بشكل صحيح. عند تحميل ملف، تقوم Ariba Network بالتحقق من صحة التنسيق الأساسي. ثم يقوم بالتحقق من الصحة التفصيلي مقابل قواعد تحرير الفواتير للعميل. في حالة فشل أي من خطوات التحقق من الصحة هذه، تعرض Ariba Network حالة التوجيه "فشل" في صفحة الفواتير لصندوق الصادر الخاص بك عبر الإنترنت.
  
• تتبع Ariba Network الفواتير التي تم تحميلها بنجاح وتُصدر أخطاءً إذا حاولت تحميلها مرة أخرى. يجب أن يضع تطبيقك علامة على أوامر الشراء أو البنود التي تم تحرير فواتير لها داخليًا بحيث لا تحاول إنشاء فواتير مكررة.
  
• الحد الأقصى لعدد السطور لكل ملف فاتورة CSV هو 2999 والحد الأقصى لحجم الملف هو 1 ميجا بايت.

لمزيد من المعلومات حول تنزيل قالب فاتورة CSV، راجع "أين يمكنني تنزيل قالب فاتورة CSV للعميل؟".