En votre qualité de fournisseur dans Ariba Network, vous avez entendu parler des codes de familles d'achat. Vous savez certainement qu'ils sont obligatoires dans les catalogues électroniques et qu'ils apparaissent dans les bons de commande. Mais de quoi s'agit-il et que représentent-ils ? Comment savoir lesquels utiliser ? Cet article tente d'éclaircir le mystère.

Les codes de familles d'achat permettent de renvoyer de façon uniforme à des groupes d'articles ou de services similaires. Dans le domaine du commerce électronique, on les utilise de plusieurs façons qui procurent des avantages aux acheteurs aussi bien qu'aux fournisseurs.

Dans une application d'approvisionnement, par exemple, les codes de familles d'achat visent à :

• Organiser le contenu des catalogues. Les articles et services liés sont regroupés au sein de catégories intuitives lors de l'affichage des catalogues.
• Afficher les articles de catalogue en fonction du rôle de l'utilisateur. Les chaises et les crayons peuvent être affichés pour un employé de bureau, tandis que les produits chimiques ou les machines-outils sont masqués pour ce rôle-là.
• Déterminer les approbateurs. Les achats d'ordinateurs doivent, par exemple, être approuvés par les membres du groupe IT, tandis que les achats de matériel lourd doivent être approuvés par le personnel responsable des dépenses d'investissement.
• Générer des rapports. Les codes permettent de générer un rapport sur les achats par catégorie afin que l'organisation d'achat puisse suivre les dépenses et procéder à une rationalisation des fournisseurs.

Les systèmes de codage des familles d'achat affectent des codes aux produits et aux services. En règle générale, ces systèmes sont hiérarchiques : plus le produit ou service est spécifique, plus le code comporte de chiffres. La plupart des fournisseurs n'utilisent que quelques codes car ils vendent une gamme de produits ou de services limitée, tandis que les fournisseurs ou distributeurs proposant une gamme d'offres plus large utilisent plus de codes.
 

Systèmes de codage des familles d'achat

Plusieurs systèmes de codage des familles d'achat sont utilisés dans le monde, mais l'essentiel est d'utiliser le même système que votre client. Les systèmes de codage des familles d'achat populaires sont décrits ci-dessous.

United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC)
Il s'agit du système le plus populaire. Il utilise un nombre hiérarchique à huit chiffres pour classifier une gamme de produits et de services dans un large ensemble de disciplines.

Par exemple : 44121706  Crayons à papier

Plusieurs versions du jeu de codes UNSPSCS sont utilisées. Lorsque les fournisseurs téléchargent des catalogues, Ariba Network mappe les codes UNSPSC avec la version utilisée par l'organisation d'achat.

eCl@ss
Système principalement utilisé dans l'industrie en Allemagne. Ce système, similaire au système UNSPSC, comporte une hiérarchie à quatre niveaux.

Par exemple :  24-24-01-01  Crayon (bureau)

eCl@ss permet une identification plus poussée des familles d'achat grâce à un ensemble de propriétés standard. Des propriétés peuvent, par exemple, permettre la spécification de la couleur d'un article (Vert, Rouge ou Bleu) ou de sa capacité (64 Go ou 128 Go).

Common Procurement Vocabulary (CPV)
Utilisé dans le cadre des marchés publics par les pays membres de l'Union européenne. Comme les systèmes qui précèdent, il utilise une hiérarchie à quatre niveaux composée de huit chiffres, plus un total de contrôle à un chiffre.

Par exemple : 30192130-1  Crayons

North American Industry Classification System (NAICS)
Utilisé dans le cadre des marchés publics au Canada, au Mexique et aux États-Unis. Il s'agit d'un système hiérarchique à trois niveaux, composé de six chiffres permettant d'identifier les services (fabrication, installation ou vente en gros, par exemple). Ce système classifie les fonctions de l'entreprise et non des articles précis.

Par exemple : 339940  Fabrication de crayons

International Standard Industrial Classification (ISIC)
Publié par les Nations Unies pour la classification des services dans le monde. Il s'agit d'un système hiérarchique à deux niveaux, similaire au système NAICS dans le sens où il classifie les fonctions de l'entreprise et non des articles précis.

Par exemple : 3290  Fabrication de stylos et de crayons de tous types, mécanique ou non

Il existe également des systèmes de codage des familles d'achat spécifiques à une branche de l'industrie, comme les systèmes destinés à l'industrie chimique ou de la construction. Certaines organisations d'achat utilisent même des systèmes personnalisés qui leur sont propres. Les applications Ariba, notamment Ariba Network, admettent l'utilisation de n'importe quel système de codage des familles d'achat.
 

Conseils relatifs à l'utilisation de systèmes de codage des familles d'achat

Pour Ariba, le système de codage des familles d'achat que vous utilisez correspond au domaine de codes de familles d'achat. Utilisez le domaine de codes de familles d'achat qu'utilise votre client.

Quelle attitude adopter si plusieurs clients utilisent des systèmes de codage des familles d'achat différents alors que vous ne voulez publier qu'un seul catalogue ? Rien de plus simple. Indiquez des codes de plusieurs domaines pour chaque article du catalogue. Les formats CIF et cXML autorisent tous deux l'existence de plusieurs domaines par article de catalogue.

Pour plus de précision, sélectionnez le code du niveau hiérarchique le plus bas possible. Si vous voulez utiliser le système UNSPSC pour classifier les crayons à papier, par exemple, vous pouvez n'utiliser que six chiffres (441217 Instruments d'écriture), mais le code à huit chiffres complet (44121706 Crayons à papier) est plus utile et plus précis.

Pour plus d'informations sur les systèmes de codage des familles d'achat, voir le chapitre « Champs de catalogue » dans le manuel de référence des formats de catalogue Ariba.